b) Xây dựng quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử của cơ quan, đơn vị mình. Trong đó, xác định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân trong việc sử dụng hộp thư điện tử cơ quan, cá nhân; quy định rõ quy trình xử lý công việc sử dụng hệ thống thư điện tử, những nội dung bắt buộc, khuyến khích được trao đổi qua hệ thống thư điện tử;

c) Tại những nơi đã được bảo đảm về hạ tầng kỹ thuật, bắt buộc phải ứng dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh vào hoạt động của cơ quan nhà nước ở tất cả các cấp, các ngành thuộc tỉnh theo nội dung của Chỉ thị này;

d) Công khai danh mục địa chỉ thư điện tử chính thức của từng đơn vị trực thuộc và cán bộ, công chức, viên chức có thẩm quyền trên trang thông tin điện tử của đơn vị;

e) Thực hiện việc gửi/nhận qua hệ thống thư điện tử của tỉnh các loại văn bản: lịch công tác của cơ quan, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo (trừ những văn bản mật và những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ). Khuyến khích sử dụng hệ thống thư điện tử để gửi/nhận các loại văn bản: sao y; thư mời, công văn, báo cáo các cấp, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác. Những văn bản được gửi (chuyển) qua hệ thống thư điện tử của tỉnh phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy;

f) Sử dụng triệt để hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản, tài liệu với người dân và doanh nghiệp khi cung cấp các dịch vụ công;

g) Cử cán bộ có thẩm quyền thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của cơ quan để hồi đáp kịp thời thư điện tử của các cơ quan, người dân và doanh nghiệp;

h) Sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 để thể hiện các nội dung trao đổi trong hệ thống thư điện tử;

j) Khi phát hành văn bản giấy (trừ những văn bản mật) ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử;

k) Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm. Xem xét đưa hoạt động này vào các phong trào thi đua, bình xét khen thưởng.

2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn có trách nhiệm:

a) Chỉ đạo, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc tinh thần của Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị này trong tất cả các cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của ngành, địa phương mình;

b) Nhận thức đúng lợi ích của hệ thống thư điện tử và gương mẫu trong việc sử dụng thư điện tử trong công việc;

c) Chỉ đạo các cơ quan thuộc phạm vi quản lý bảo đảm các điều kiện triển khai hiệu quả hệ thống thư điện tử của tỉnh, bao gồm các điều kiện về nguồn nhân lực, tài chính, sự phối hợp giữa các cơ quan, cải tiến quy trình làm việc;

d) Phân công, chỉ đạo đơn vị làm công tác văn phòng hoặc cán bộ chuyên trách tổng hợp, văn thư phải thường xuyên kiểm tra hộp thư (Checkmail) đảm bảo ít nhất 5 lần trong một ngày vào các thời điểm: đầu giờ buổi sáng, đầu giờ buổi chiều; giữa giờ buổi sáng, giữa giờ buổi chiều và cuối giờ buổi chiều; thường xuyên theo dõi thông báo tự động khi nhận thư điện tử (tự động thông báo của phần mềm duyệt thư khi có thư điện tử mới đến) để kịp thời xử lý.

e) Phân công và chỉ đạo cán bộ chuyên trách về Công nghệ thông tin hoặc cán bộ quản trị mạng thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Hướng dẫn cho các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan chưa có kỹ năng sử dụng và khai thác thư điện tử trên hai môi trường: Bằng trình duyệt web; Bằng phần mềm duyệt thư điện tử tại máy trạm;

- Triển khai các giải pháp kỹ thuật để đảm bảo về an ninh, an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử;

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng hệ thống thư điện tử trong cơ quan.

3. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm: sử dụng hộp thư điện tử với địa chỉ tên hộp thư @thainguyen.gov.vn được cấp để trao đổi trong công việc; tuân thủ các quy định về an ninh, an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử, quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử của cơ quan và các quy định có liên quan khác của Nhà nước.

4. Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin tỉnh Thái Nguyên giúp Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nghiêm Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị của Ủy ban nhân dân tỉnh; kịp thời báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh có hình thức xử lý phù hợp đối với các tổ chức, cá nhân không thực hiện nghiêm Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị của Ủy ban nhân dân tỉnh.

5. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm:

a) Tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy chế sử dụng thư điện tử thống nhất trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên; xây dựng phương án đảm bảo, duy trì và vận hành hệ thống thư điện tử của tỉnh được thông suốt; thường xuyên theo chế độ vận hành 24 giờ trên ngày và 07 ngày trên tuần; khởi tạo hộp thư điện tử cho cán bộ công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước của tỉnh.

b) Phối hợp với sở Kế hoạch và Đầu tư, sở Tài chính và các đơn vị liên quan tập trung tổ chức đẩy nhanh tiến độ triển khai các dự án ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước mà Ủy ban nhân dân tỉnh đã giao cho Sở làm chủ đầu tư.

c) Chỉ đạo các doanh nghiệp viễn thông trên địa bàn tỉnh đảm bảo đường truyền dẫn và kết nối Internet của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh luôn thông suốt để phục vụ hệ thống thư điện tử của tỉnh;

d) Theo dõi và đôn đốc quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh, tiếp nhận và xử lý các vướng mắc phát sinh; Tổ chức các khóa đào tạo, hướng dẫn ngắn hạn cho các cán bộ, công chức, viên chức thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh đảm bảo sử dụng thư điện tử trong công việc; Định kỳ hàng quý tổng kết, đánh giá và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh việc thực hiện Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị của Ủy ban nhân dân tỉnh;

e) Phối hợp với Đài phát thanh - Truyền hình tỉnh, Báo Thái Nguyên tổ chức triển khai công tác vận động, tuyên truyền sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Phối hợp với các cơ quan liên quan nghiên cứu để từng bước xây dựng hệ thống quản lý văn bản đi/đến và hồ sơ công việc để tích hợp với hệ thống thư điện tử của tỉnh.

6. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm phối hợp cùng sở Thông tin và Truyền thông tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định chi tiết danh mục các loại văn bản, tài liệu bắt buộc phải gửi qua đường thư điện tử; đi đầu, đôn đốc các đơn vị thuộc tỉnh thực hiện gửi các văn bản nêu tại điểm e, mục 1 của Chỉ thị này khi thực hiện gửi/nhận, trao đổi thông tin với Ủy ban nhân dân tỉnh bằng hệ thống thư điện tử của tỉnh.

7. Sở Kế hoạch và Đầu tư, sở Tài chính có trách nhiệm bố trí kinh phí đủ để xây dựng triển khai, đảm bảo duy trì, vận hành hệ thống thư điện tử của tỉnh được thường xuyên theo chế độ vận hành 24 giờ trên ngày và 07 ngày trên tuần.

8. Giao nhiệm vụ cho Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thuộc sở Thông tin và Truyền thông: đảm bảo, duy trì và vận hành hệ thống thư điện tử của tỉnh được thông suốt; đảm bảo an toàn an ninh thông tin cho hệ thống thư điện tử; cử cán bộ, viên chức trực kỹ thuật thường xuyên theo chế độ vận hành 24 giờ trên ngày và 07 ngày trên tuần. Tổ chức đào tạo, tập huấn hướng dẫn sử dụng; hỗ trợ cài đặt phần mềm gửi/nhận thư điện tử cho cơ quan nhà nước, cán bộ công chức, viên chức trong tỉnh.

Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, đoàn thể, các cơ quan thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tổ chức triển khai, chỉ đạo thực hiện nghiêm Chỉ thị này và đi đầu trong việc sử dụng hệ thống thư điện tử, đồng thời coi đây là một nội dung thể hiện cải cách hành chính của đơn vị mình./.