Thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 và các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ, trong những năm gần đây công tác văn thư, lưu trữ của các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, thị xã, các đơn vị trong tỉnh từng bước đi vào nề nếp hơn, tài liệu lưu trữ được sử dụng, khai thác đáp ứng một phần yêu cầu phục vụ các nhiệm vụ công tác chung.

Tuy nhiên, một số cơ quan, tổ chức, cá nhân chưa nhận thức đầy đủ về vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức. Công tác quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế; quy trình ban hành văn bản chưa chặt chẽ, chất lượng văn bản còn hạn chế, thể thức văn bản chưa đúng quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ. Cán bộ làm công tác lưu trữ phần lớn kiêm nhiệm, chưa bố trí chuyên trách, nhất là các đơn vị có nhiều tài liệu; trình độ nghiệp vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ còn yếu, một số chưa được đào tạo theo đúng chuyên ngành, chưa đáp ứng yêu cầu quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Việc chấp hành các quy định về lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ chưa nghiêm dẫn đến tình trạng tài liệu bị phân tán hoặc tích đống, bó gói ở nhiều cơ quan đơn vị. Việc xây dựng, bố trí kho để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế, hầu hết các cơ quan, đơn vị chưa quan tâm bố trí kho để lưu trữ tài liệu; công tác quản lý, khai thác giá trị tài liệu lưu trữ chưa được phát huy để phục vụ có hiệu quả hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử.

Để tăng cường thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, khắc phục những hạn chế, tồn tại nêu trên, UBND tỉnh chỉ thị Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành, đơn vị cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã Bảo Lộc, thành phố Đà Lạt, Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn triển khai thực hiện các nhiệm vụ sau:

1. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, quán triệt Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; các Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ; Chỉ thị số 05/2007/CT-TT ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; các văn bản của ngành dọc chức năng về công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ nhằm từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ vào hoạt động nề nếp, có chất lượng.

2. Khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian qua; xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm thực hiện các nhiệm vụ văn thư, lưu trữ theo các Nghị định của Chính phủ, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của ngành dọc chức năng.

3. Các cơ quan, đơn vị, các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã Bảo Lộc, thành phố Đà Lạt trong điều kiện cho phép, trước mắt phải xem xét bố trí diện tích thích hợp, đảm bảo an toàn để làm kho lưu trữ bảo quản tài liệu của đơn vị mình. Trong khi tỉnh chưa xây kho lưu trữ chuyên dụng, các đơn vị phải chủ động khắc phục lưu trữ, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ của đơn vị mình. Đối với các huyện, thị xã Bảo Lộc, thành phố Đà Lạt trước mắt chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng nhưng cần bố trí diện tích và phương tiện bảo quản phù hợp.

4. Xây dựng ban hành quy chế hoạt động công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ trong các cơ quan, đơn vị; bảng thời hạn bảo quản tài liệu; UBND các huyện, thị xã Bảo Lộc, thành phố Đà Lạt ban hành quyết định danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu và quyết định danh mục thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cấp huyện.

5. Nghiên cứu sắp xếp, bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cấp, các ngành đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước; thực hiện chế độ tiền lương và phụ cấp cho cán bộ văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành; tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã trong tỉnh.

6. Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc, thực hiện nghiêm chỉnh công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo quy định.

7. Thống kê và lập kế hoạch thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị theo tinh thần Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ; có kế hoạch bố trí kinh phí để các đơn vị thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ.

8. Nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở và tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.

9. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức trong tỉnh.

10. Giao Sở Nội vụ:

- Tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản cụ thể hóa công tác quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương; xây dựng chương trình kế hoạch, nhiệm vụ lưu trữ hàng năm; đôn đốc, hướng dẫn các đơn vị, UBND các huyện, thị xã Bảo Lộc, thành phố Đà Lạt, UBND các xã, phường, thị trấn trong tỉnh thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức kiểm tra đột xuất, định kỳ công tác văn thư, lưu trữ ở các ngành và địa phương.

- Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về công tác quản lý văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

- Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh có kế hoạch để UBND tỉnh bố trí đủ biên chế làm công tác lưu trữ ở cấp huyện và các sở, ngành trong giai đoạn 2010-2012.

- Nghiên cứu xây dựng đề án xử lý tài liệu tồn động từ ngày 30/4/1975 đến nay của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh; hướng dẫn lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp kho, mua sắm thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.

Yêu cầu Giám đốc các sở, Thủ trưởng ban, ngành, đơn vị cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã Bảo Lộc, thành phố Đà Lạt; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này./.