Trong thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân thành phố, các phòng, ban và Ủy ban nhân dân các phường, xã đạt kết quả nhất định, đã giúp Ủy ban nhân dân thành phố, phường, xã và các phòng, ban quản lý, chỉ đạo điều hành, tham mưu phát triển kinh tế, xã hội và công tác an ninh, quốc phòng trên địa bàn thành phố Phan Rang - Tháp Chàm.

Tuy nhiên còn một số cơ quan, cá nhân chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Việc quản lý theo dõi công văn đến và công văn đi chưa chặt chẽ; một số văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố, các phòng ban, nhất là của Ủy ban nhân dân phường, xã ban hành về hình thức, thể thức, bố cục nội dung chưa đúng quy định. Chưa lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ, chủ yếu là lưu trữ tài liệu; Ủy ban nhân dân nhiều phường, xã chưa bố trí phương tiện và kho lưu trữ. Cán bộ văn thư, lưu trữ một số nơi chưa nắm chắc và thực hiện đúng quy định về công tác văn thư, lưu trữ. Tình hình trên đã ảnh hưởng đến công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân thành phố, phường, xã và công tác tham mưu của một số phòng, ban.

Để khắc phục tình trạng trên, đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, tiếp tục thực hiện tốt Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/03/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Ủy ban nhân dân thành phố Phan Rang - Tháp Chàm yêu cầu thủ trưởng các phòng, ban của thành phố và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các phường, xã thực hiện các nội dung chủ yếu như sau:

1. Thủ trưởng các cơ quan, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ để cán bộ - công chức, nhất là thủ trưởng cơ quan, đơn vị, công chức soạn thảo văn bản và văn thư lưu trữ nhận thức đầy đủ tầm quan trọng, thực hiện đúng quy định của Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ.

2. Đối với công tác văn thư, cần thực hiện chặt chẽ trình tự quản lý văn bản đến và văn bản đi.

2.1 Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố khi tiếp nhận văn bản đến, đăng ký và trình văn bản; khi người có trách nhiệm có ý kiến chỉ đạo giải quyết bằng văn bản hoặc phiếu chuyển kèm theo phôtô văn bản đến cơ quan tham mưu hoặc cơ quan có trách nhiệm giải quyết, văn bản gốc được lưu lại văn thư; đồng thời Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đã chuyển;

2.2 Các văn bản do các phòng, ban thành phố tham mưu, Chánh Văn phòng và Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày đúng quy định trước khi trình Chủ tịch (hoặc Phó Chủ tịch) Ủy ban nhân dân thành phố giải quyết và khi ban hành văn bản cần ghi số, ngày tháng năm của văn bản;

2.3 Khi văn bản của các phòng, ban tham mưu trình Ủy ban nhân dân thành phố cần kèm đầy đủ các tài liệu cần thiết có liên quan thành hồ sơ công việc (ít nhất là 2 bộ hồ sơ); sau khi Chủ tịch (hoặc Phó Chủ tịch) Ủy ban nhân dân thành phố giải quyết, Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố lưu 1 bộ hồ sơ gốc và các phòng, ban tham mưu có trách nhiệm lưu 1 bộ hồ sơ để tiếp tục theo dõi công việc trên;

2.4 Về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nội dung, bố cục phải thực hiện đúng thẩm quyền và theo quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.

3. Đối với công tác lưu trữ cần thực hiện đúng quy định về lưu trữ theo hồ sơ công việc, tài liệu của từng cơ quan, đơn vị và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ hiện hành về nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào lưu trữ.

3.1 Hằng năm Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố có kế hoạch tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố chỉ đạo việc các cơ quan, đơn vị trực thuộc nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ để lưu trữ.

Từ nay đến hết năm 2008, Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố bố trí cán bộ để giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang tồn đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ. Định kỳ tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố tổ chức tiêu hủy các tài liệu hết giá trị trong kho lưu trữ đúng theo quy định;

3.2 Thủ trưởng các phòng, ban của thành phố phải chỉ đạo thực hiện chặt chẽ về công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ đúng quy định vào kho lưu trữ của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố. Trước mắt từng phòng, ban phải bố trí tủ riêng dành đựng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan.

4. Hội đồng nhân dân các phường, xã tập trung kiểm tra và có biện pháp chấn chỉnh về công tác văn thư, lưu trữ đúng theo quy định. Đến năm 2010, Ủy ban nhân dân các phường, xã đều có kho lưu trữ.

5. Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố chủ trì, phối hợp với Phòng Tư pháp, Phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh và Xã hội thành phố có kế hoạch tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố trong việc bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ đối với cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ các phòng, ban và Ủy ban nhân dân các phường, xã.

6. Các cơ quan, đơn vị từng bước ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư, lưu trữ.

Thủ trưởng các phòng, ban của thành phố và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các phường, xã có trách nhiệm thực hiện nghiêm nội dung Chỉ thị này. Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố thường xuyên theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc và báo cáo kết quả thực hiện, những vướng mắc để Ủy ban nhân dân thành phố chỉ đạo giải quyết.

Chỉ thị này có hiệu lực sau 7 ngày kể từ ngày ký./.