Thời gian qua, do yêu cầu của sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, nhiều cơ quan, đơn vị trong tỉnh đã tổ chức cho cán bộ, công chức đi học tập kinh nghiệm về quản lý, đầu tư, ký kết hợp đồng kinh tế... cũng như đi tham quan, du lịch nước ngoài. Đa số các đoàn và cá nhân đều chấp hành tốt những quy định của nhà nước khi đi công tác nước ngoài, trong đó có việc sử dụng và quản lý hộ chiếu. Tuy nhiên bên cạnh đó còn nhiều đoàn và cá nhân không thực hiện nghiêm túc việc sử dụng và quản lý hộ chiếu, gây khó khăn trong công tác quản lý xuất nhập cảnh và quản lý nhân sự.

Để chấn chỉnh tình hình trên và thực hiện nghiêm túc Nghị định số 05/2000/NĐ-CP ngày 03/3/2000 của Chính phủ về việc xuất nhập cảnh của công dân Việt Nam, Thông tư số 04/2000/TT-BNG ngày 08/11/2000 của Bộ Ngoại Giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung và quản lý hộ chiếu của cán bộ công chức, Chủ tịch ủy Ban Nhân Dân tỉnh chỉ thị:

1. Cán bộ, công chức, nhân viên - kể cả những người thuộc diện hợp đồng dài hạn từ 01 năm trở lên (sau đây gọi chung là cán bộ, công chức) của các sở, ban, ngành, đoàn thể, UBND các huyện, thị, các tổ chức chính trị-xã hội, doanh nghiệp nhà nước và các đơn vị quân đội nhân dân, công an nhân dân trực thuộc quyền quản lý của Chủ tịch UBND tỉnh, khi có nhu cầu xuất cảnh về việc công cũng như việc riêng đều phải lập tờ trình xin phép và phải được Chủ tịch UBND tỉnh chấp thuận bằng văn bản thì mới được phép xuất cảnh.

2. Việc xét duyệt nhân sự đối với cán bộ, công chức được cử đi công tác hoặc cho phép xuất cảnh nước ngoài về việc riêng phải theo đúng qui trình phân cấp của Tỉnh ủy và UBND tỉnh :

- Đối với cán bộ công chức là Tỉnh ủy viên phải có ý kiến chấp thuận bằng văn bản của Ban Thường vụ Tỉnh ủy.

- Đối với cán bộ, công chức có chức vụ là Giám đốc, Phó giám đốc các sở, ban, ngành, đoàn thể và các chức vụ tương đương cũng như Giám đốc, Phó giám đốc các doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tỉnh ủy và UBND tỉnh, phải có ý kiến của Ban Tổ chức Tỉnh ủy.

- Riêng đối với cán bộ, công chức thuộc một số bộ, ngành như: Quân đội, Công an, Viện kiểm sát, Tòa án, Hải quan, Ngân hàng, Kho bạc nhà nước... phải tuân theo quy định của bộ, ngành chủ quản.

3. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể, UBND các huyện, thị xã, các tổ chức chính trị-xã hội, doanh nghiệp nhà nước và các đơn vị quân đội nhân dân, công an nhân dân (sau đây gọi chung là thủ trưởng các cơ quan, đơn vị) phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về nhân sự thuộc quyền quản lý của mình được đề nghị cử đi công tác nước ngoài hoặc cho phép xuất cảnh về việc riêng. Tùy theo đối tượng, tính chất và mục đích của mỗi chuyến đi mà cán bộ, công chức sẽ được cấp và được phép sử dụng một loại hộ chiếu phù hợp.

4. Trong vòng 07 ngày, sau khi về nước, tất cả cán bộ, công chức có trách nhiệm giao nộp lại hộ chiếu (bao gồm hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và hộ chiếu phổ thông) cho Phòng Ngoại vụ - Văn phòng HĐND-UBND tỉnh để thống nhất quản lý.

5. Văn phòng HĐND-UBND tỉnh (phòng Ngoại vụ) có trách nhiệm :

- Tổ chức thu giữ và quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức một cách khoa học, có sổ sách giao nhận cụ thể, tuyệt đối không để xảy ra tình trạng mất mát hoặc hư hỏng hộ chiếu.

- Căn cứ theo quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh về việc cử cán bộ đi công tác nước ngoài hoặc cho phép xuất cảnh về việc riêng mà giao lại hộ chiếu (đối với người đã có hộ chiếu) hoặc hướng dẫn thủ tục xin cấp hộ chiếu (đối với người chưa có hộ chiếu) cho cán bộ, công chức loại hộ chiếu phù hợp với mục đích và tính chất của chuyến đi.

6. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thực hiện và nhắc nhở cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý của mình giao nộp lại hộ chiếu cho Phòng Ngoại vụ - Văn phòng HĐND-UBND tỉnh sau khi đi nước ngoài về. Trong trường hợp cán bộ, công chức sau khi đi nước ngoài trở về mà không tự nguyện giao nộp lại hộ chiếu theo quy định thì thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải có văn bản báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh biết, đồng thời phối hợp với văn phòng HĐND-UBND tỉnh để có biện pháp xử lý.

7. Trường hợp cán bộ, công chức thuộc diện nghỉ hưu, ra khỏi biên chế, chấm dứt hợp đồng lao động, xuất ngũ... đã được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng, thì thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải có trách nhiệm thu hồi và chuyển cho Văn phòng HĐND-UBND tỉnh (phòng Ngoại vụ) để làm thủ tục hủy hộ chiếu.

8. Giao Văn phòng HĐND-UBND tỉnh (phòng Ngoại vụ) chịu trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra và giám sát các cơ quan, ban ngành, đoàn thể, UBND các huyện, thị xã và các doanh nghiệp nhà nước trong tỉnh thực hiện nghiêm túc chỉ thị này./.