Trong những năm qua, công tác văn thư, lưu trữ đã được các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh triển khai thực hiện khá nề nếp theo các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đã có những bước chuyển biến tích cực, các khâu nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ bước đầu đã được thực hiện theo đúng quy định. Nhiều địa phương, đơn vị đã quan tâm đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ; công tác bố trí, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cũng được quan tâm, thực hiện.

Tuy nhiên, qua đánh giá của Bộ Nội vụ tại kết luận thanh tra số 2354/KL-BNV ngày 16/7/2010 về việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn thấy rằng công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh vẫn còn nhiều hạn chế như: Một số địa phương, đơn vị nhận thức chưa đầy đủ về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ, do vậy việc tổ chức thực hiện công tác này chưa được quan tâm đúng mức; nhiều văn bản ban hành chất lượng còn thấp, chưa đúng thể thức; chấp hành chưa nghiêm các quy định về lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử; chưa quan tâm bố trí cơ sở vật chất, nhân lực và kinh phí cho công tác lưu trữ.

Để thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và sớm khắc phục những hạn chế nêu trên, đưa công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh vào nề nếp, Uỷ ban nhân dân tỉnh yêu cầu:

1. Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã trong tỉnh có trách nhiệm:

- Phổ biến, quán triệt và tổ chức thực hiện nghiêm Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và các văn bản hướng dẫn khác về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương, đơn vị.

- Bố trí cán bộ văn thư, lưu trữ đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định.

2. Sở Tài chính hướng dẫn các địa phương, đơn vị lập dự toán và sử dụng kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ đúng quy định của Nhà nước.

3. Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã:

- Rà soát biên chế, năng lực cán bộ và hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cấp xã, phường, thị trấn.

- Xây dựng phương án bố trí diện tích hợp lý hoặc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của địa phương.

- Thực hiện tốt việc thu tài liệu, thống kê lập kế hoạch giải quyết tài liệu tồn đọng.

- Ban hành danh mục các cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu, danh mục tài liệu nộp vào lưu trữ huyện, thị xã.

4. Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn:

- Thực hiện nghiêm túc công tác văn thư, lưu trữ theo quy định;

- Bố trí cán bộ văn phòng đúng tiêu chuẩn về nghiệp vụ theo quy định.

5. Sở Nội vụ có trách nhiệm:

- Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện việc quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh;

- Tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương, đơn vị trong tỉnh;

- Hướng dẫn các đơn vị, địa phương trong tỉnh tổ chức thực hiện tốt các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.

Yêu cầu Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn nghiêm túc tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị này. Giao Sở Nội vụ theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện và định kỳ hàng năm báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện.

Chỉ thị này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành./.