Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Liên quan đến việc sử dụng sổ hộ tịch, theo phản ánh của một số Sở Tư pháp và qua tổng hợp thống kê số liệu đăng ký hộ tịch của cấp huyện và cấp xã trên toàn quốc (bao gồm cả số liệu ước tính) thì cả ở cấp huyện và cấp xã, số lượng việc hộ tịch (tính trung bình) không cao, hầu hết các sổ đăng ký hộ tịch (trừ sổ đăng ký khai sinh) đều sử dụng chưa quá 50% số trang. Do đó, để bảo đảm việc sử dụng sổ đăng ký hộ tịch tiết kiệm, hiệu quả, đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn:

1. Thực hiện đúng theo các quy định tại Điều 11 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ và Điều 27 của Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp về việc khóa sổ đăng ký hộ tịch, theo đó: trước ngày 05/01/2017, cơ quan đăng ký hộ tịch phải giao công chức làm công tác hộ tịch thống kê rõ số quyển Sổ hộ tịch đã sử dụng, tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký trong năm (tính từ ngày 01/01/2016 đến hết 31/12/2016), số trường hợp ghi sai sót phải sửa chữa theo quy định tại khoản 1 Điều 26 của Thông tư và các trang bị bỏ trống (nếu có) trong từng số; Sau khi thống kê theo quy định tại khoản 2 Điều này, công chức làm công tác hộ tịch phải ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên; báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch ký xác nhận, ghi rõ họ, chữ đệm, tên, chức vụ và đóng dấu; tiến hành sao lưu chuyển về cơ quan quản lý cấp trên.

2. Đối với các sổ đăng ký hộ tịch chưa sử dụng hết thì được tiếp tục sử dụng đăng ký cho các năm tiếp theo.

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực trao đổi để Sở Tư pháp chỉ đạo, hướng dẫn cơ quan đăng ký hộ tịch địa phương thực hiện thống nhất./.