Tóm tắt Công văn 1015/UBDT-VP năm 2013 về việc nộp hồ sơ tài liệu đã kết thúc công việc từ năm 2012 trở về trước vào lưu trữ Ủy ban Dân tộc

Công văn số 1015/UBDT-VP được ban hành nhằm đôn đốc, hướng dẫn và yêu cầu các đơn vị, cá nhân liên quan thực hiện nghiêm túc công tác lưu trữ đối với các hồ sơ, tài liệu đã hoàn thành quá trình xử lý từ năm 2012 trở về trước vào kho lưu trữ của Ủy ban Dân tộc.

- Mục đích và ý nghĩa của việc nộp lưu tài liệu

• Nhằm hệ thống hóa toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban Dân tộc, phục vụ cho công tác tra cứu, khai thác thông tin và lưu trữ lịch sử.
• Đảm bảo an toàn, tránh thất thoát, hư hỏng tài liệu quan trọng của cơ quan quản lý nhà nước về công tác dân tộc.
• Tăng cường kỷ cương, kỷ luật trong công tác văn thư, lưu trữ tại các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc.

- Đối tượng và phạm vi áp dụng

• Phạm vi tài liệu: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu, văn bản, công văn đi - đến, hồ sơ dự án, đề án và các tài liệu chuyên môn khác đã kết thúc công việc, giải quyết xong từ năm 2012 trở về trước.
• Đối tượng thực hiện: Các vụ, cục, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban Dân tộc; các cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ giải quyết công việc trực tiếp liên quan đến các hồ sơ này.

- Các yêu cầu cốt lõi trong việc giao nộp hồ sơ

• Công tác chuẩn bị và phân loại: Các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm rà soát, phân loại, sắp xếp hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ lưu trữ trước khi bàn giao.
• Thủ tục bàn giao: Việc giao nhận tài liệu giữa các đơn vị và bộ phận Lưu trữ của Văn phòng Ủy ban Dân tộc phải được lập thành biên bản bàn giao rõ ràng, ghi nhận cụ thể số lượng, tình trạng tài liệu.
• Thời hạn thực hiện: Yêu cầu các đơn vị khẩn trương hoàn thành việc nộp lưu theo đúng tiến độ được quy định trong công văn nhằm tránh tồn đọng tài liệu kéo dài.

- Trách nhiệm của các bên liên quan

• Thủ trưởng các đơn vị: Chịu trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc cán bộ thuộc quyền quản lý thực hiện nghiêm túc việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng quy định.
• Cán bộ, công chức, viên chức: Có nghĩa vụ hoàn thiện hồ sơ công việc mình đã giải quyết và thực hiện bàn giao đầy đủ cho bộ phận lưu trữ cơ quan.
• Văn phòng Ủy ban Dân tộc (Bộ phận Lưu trữ): Có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ, tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và bảo quản an toàn các hồ sơ, tài liệu được bàn giao.