Tổng quan về Công văn 10181/CT-TTHT năm 2014

Công văn 10181/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2014 hướng dẫn về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này tập trung giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp liên quan đến việc xác định tính hợp lý của các khoản chi phí phát sinh cho chuyên gia nước ngoài, người lao động nước ngoài được cử sang làm việc tại Việt Nam.

Các điều kiện cơ bản để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo tinh thần của Công văn và các quy định pháp luật về thuế TNDN, để một khoản chi phí của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Quy định cụ thể đối với chi phí cho chuyên gia nước ngoài

Công văn 10181/CT-TTHT đưa ra hướng dẫn chi tiết đối với trường hợp doanh nghiệp tại Việt Nam chi trả các khoản chi phí cho chuyên gia nước ngoài do công ty mẹ hoặc đối tác nước ngoài cử sang làm việc, cụ thể như sau:

• Chi phí tiền thuê nhà, vé máy bay và các dịch vụ đưa đón: Các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu trong hợp đồng ký kết giữa doanh nghiệp Việt Nam và nhà thầu nước ngoài (hoặc công ty mẹ) có thỏa thuận rõ ràng về việc doanh nghiệp Việt Nam chịu trách nhiệm chi trả các khoản chi phí này cho chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác tại Việt Nam.
• Yêu cầu về chứng từ chứng minh: Doanh nghiệp phải xuất trình đầy đủ hồ sơ bao gồm hợp đồng dịch vụ, quyết định cử đi công tác của phía nước ngoài, hóa đơn tiền thuê nhà, vé máy bay mang tên doanh nghiệp Việt Nam (hoặc chứng từ thanh toán hợp lệ) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
• Mối liên hệ với Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Trường hợp doanh nghiệp chi trả hộ tiền thuê nhà cho người lao động nước ngoài, khoản chi này ngoài việc được tính vào chi phí được trừ của doanh nghiệp (nếu đủ điều kiện) thì còn phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân người lao động theo quy định của pháp luật về thuế TNCN.

Ý nghĩa và khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Công văn này giúp làm rõ ranh giới giữa chi phí hợp lý của doanh nghiệp và chi phí mang tính chất cá nhân của chuyên gia nước ngoài. Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tránh bị cơ quan thuế loại chi phí khi quyết toán, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Rà soát kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng hợp tác, hợp đồng dịch vụ hoặc thỏa thuận phái cử lao động để đảm bảo nghĩa vụ chi trả chi phí lưu trú, đi lại được quy định rõ ràng và nhất quán.
• Lập đầy đủ hồ sơ chứng minh mục đích chuyến công tác của chuyên gia nước ngoài phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tại Việt Nam.
• Thực hiện nghiêm túc quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính chi phí được trừ thuế TNDN.