Giới thiệu về Công văn 105/TCT-KK năm 2016

Công văn 105/TCT-KK do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về chứng từ, hóa đơn khi luân chuyển hàng hóa giữa công ty và các đơn vị trực thuộc (như chi nhánh, cửa hàng, kho hàng phụ thuộc). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp thống nhất quy trình kế toán, đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ vận chuyển đường bộ và tối ưu hóa quy trình kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Quy định về chứng từ khi luân chuyển hàng hóa nội bộ

Theo nội dung hướng dẫn tại Công văn 105/TCT-KK và các quy định pháp luật liên quan về quản lý hóa đơn, chứng từ, khi xuất hàng hóa để điều chuyển cho các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc, doanh nghiệp được quyền lựa chọn một trong hai phương án sử dụng chứng từ sau:

• Phương án 1: Sử dụng Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn GTGT như một giao dịch bán hàng thông thường để làm căn cứ thanh toán, lưu thông hàng hóa và kê khai, nộp thuế tại đơn vị nhận hàng.
• Phương án 2: Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Doanh nghiệp sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đi kèm với Lệnh điều động nội bộ. Đây là phương thức phổ biến đối với các doanh nghiệp có chuỗi cửa hàng hoặc chi nhánh hạch toán phụ thuộc nhận hàng để bán ký gửi hoặc bán trực tiếp.

Quy trình luân chuyển chứng từ và kê khai thuế khi dùng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Trong trường hợp doanh nghiệp lựa chọn phương án sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, quy trình luân chuyển chứng từ và kê khai thuế phải tuân thủ nghiêm ngặt các bước sau:

• Khi xuất kho điều chuyển hàng hóa: Công ty lập Lệnh điều động nội bộ và Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để làm chứng từ hợp pháp đi kèm hàng hóa trong quá trình vận chuyển trên đường.
• Khi đơn vị trực thuộc bán hàng hóa: Đơn vị trực thuộc (chi nhánh, cửa hàng) khi bán hàng cho khách hàng phải lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng theo đúng quy định của pháp luật.
• Lập bảng kê hàng hóa bán ra: Định kỳ (hoặc khi có yêu cầu đối chiếu), đơn vị trực thuộc lập Bảng kê chi tiết hàng hóa thực tế bán ra gửi về cho công ty mẹ để làm cơ sở đối soát dữ liệu kho và doanh thu.
• Xuất hóa đơn GTGT chính thức: Căn cứ vào Bảng kê hàng hóa bán ra của đơn vị trực thuộc, công ty mẹ tiến hành lập hóa đơn GTGT cho số lượng hàng hóa thực tế đã tiêu thụ để làm cơ sở kê khai, nộp thuế GTGT theo quy định hiện hành.

Một số lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý về thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc quản lý sau:

• Việc lựa chọn phương thức sử dụng hóa đơn GTGT hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ phải được áp dụng thống nhất cho từng đơn vị trực thuộc hoặc toàn doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật về thuế.
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ phải được đăng ký, phát hành, quản lý và báo cáo tình hình sử dụng tương tự như hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế.
• Mọi hành vi luân chuyển hàng hóa không có chứng từ hợp lệ đi kèm tại thời điểm vận chuyển đều có thể bị cơ quan chức năng xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế hoặc vận chuyển hàng hóa không rõ nguồn gốc xuất xứ.