Công văn 1057/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này đưa ra các hướng dẫn cụ thể nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật, tối ưu hóa chi phí hợp lý và hạn chế rủi ro bị truy thu thuế khi quyết toán.

- Nguyên tắc và điều kiện xác định chi phí được trừ

Theo hướng dẫn, để một khoản chi phí được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Hướng dẫn cụ thể đối với một số khoản chi phí đặc thù

Văn bản tập trung làm rõ cách xử lý đối với các khoản chi phí thường gặp tại doanh nghiệp nhưng dễ xảy ra sai sót khi quyết toán thuế:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương: Phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ của doanh nghiệp như Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính hoặc Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
• Chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi có tính chất phúc lợi (như chi đám hiếu, hỷ, chi nghỉ mát, chi hỗ trợ gia đình người lao động gặp khó khăn...) được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện trích khấu hao theo đúng khung thời gian quy định của Bộ Tài chính.

- Các khoản chi phí không được trừ cần lưu ý

Bên cạnh các khoản chi được chấp nhận, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý tránh hạch toán các khoản chi không được trừ bao gồm:

• Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định pháp luật.
• Các khoản chi phạt vi phạm hành chính, phạt vi phạm pháp luật về thuế, giao thông hoặc các lĩnh vực pháp luật khác.
• Các khoản chi vượt định mức quy định hoặc không phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

- Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống chứng từ, hóa đơn và các quy chế nội bộ để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của các khoản chi thực tế phát sinh, tránh việc bị loại chi phí khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra tại thực địa.