Công văn 1078/CT-TTHT năm 2017 do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn chi tiết về việc xử lý hóa đơn khi doanh nghiệp có sự thay đổi về tên công ty nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn, tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính.

- Quy định về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn đã phát hành khi thay đổi tên công ty

• Đối với các hóa đơn tự in, đặt in đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết, khi có sự thay đổi tên công ty (nhưng mã số thuế và cơ quan thuế quản lý không thay đổi), doanh nghiệp được phép tiếp tục sử dụng các hóa đơn này.
• Để tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp phải thực hiện đóng dấu tên mới của công ty vào bên cạnh tiêu thức tên cũ đã in sẵn trên hóa đơn.
• Đồng thời, doanh nghiệp phải gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu số TB04/AC ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định.

- Trường hợp không có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ

• Nếu doanh nghiệp quyết định không tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành mang tên cũ, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn chưa sử dụng theo quy định.
• Sau khi hủy hóa đơn cũ, doanh nghiệp tiến hành thông báo phát hành các hóa đơn mới với thông tin tên công ty đã được cập nhật thay đổi.

- Hướng dẫn đối với hóa đơn đầu vào nhận từ nhà cung cấp

• Trong thời gian chuyển đổi tên công ty, đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ (hóa đơn đầu vào) do người bán lập có ghi tên cũ của công ty nhưng vẫn đảm bảo ghi đúng mã số thuế và các chỉ tiêu khác theo quy định, các hóa đơn này vẫn được chấp nhận để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp cần lưu trữ kèm theo các tài liệu chứng minh việc thay đổi tên công ty (như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thay đổi, quyết định thay đổi tên) để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.

- Trách nhiệm và lưu ý đối với doanh nghiệp

• Doanh nghiệp cần chủ động thông báo việc thay đổi tên công ty cho các nhà cung cấp, đối tác để đảm bảo việc lập hóa đơn đầu vào từ thời điểm thay đổi được chính xác, hạn chế tối đa sai sót không đáng có.
• Việc nộp Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn (TB04/AC) phải được thực hiện kịp thời trước khi sử dụng hóa đơn đã đóng dấu tên mới để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.