Tổng quan về Công văn 1099/CT-TT&HT của Cục Thuế tỉnh Bình Dương

Công văn 1099/CT-TT&HT do Cục Thuế tỉnh Bình Dương ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, tập trung vào việc giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc xác định và hạch toán các khoản chi phí được trừ (chi phí hợp lý) khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản căn cứ trên các quy định pháp luật thuế hiện hành, đặc biệt là Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính như Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Các nguyên tắc cốt lõi xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo nội dung hướng dẫn, để một khoản chi phí của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí hợp lý và được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, khoản chi đó phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau:

• Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi phải trực tiếp hoặc gián tiếp phục vụ cho hoạt động tạo ra doanh thu, thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp trong kỳ tính thuế. Các khoản chi mang tính chất cá nhân, không liên quan đến hoạt động kinh doanh của đơn vị sẽ bị loại trừ.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải xuất trình được hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật (hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy hợp pháp) hoặc các chứng từ, bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ trong các trường hợp được phép không sử dụng hóa đơn theo quy định.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng - GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt đối với các hóa đơn này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Hướng dẫn chi tiết về một số khoản chi phí cụ thể

Công văn đi sâu vào phân tích và hướng dẫn cách thức hạch toán đối với một số nhóm chi phí phổ biến phát sinh tại doanh nghiệp:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương: Các khoản chi này chỉ được tính vào chi phí được trừ khi được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của đơn vị. Đồng thời, các khoản chi này phải thực tế đã chi trả và có chứng từ thanh toán hợp pháp.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Tài sản cố định phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh và được trích khấu hao theo đúng khung thời gian quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC. Các trường hợp khấu hao vượt mức quy định hoặc TSCĐ không phục vụ sản xuất kinh doanh sẽ không được chấp nhận là chi phí hợp lý.
• Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng: Doanh nghiệp cần xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợp với thực tế sản xuất. Phần chi phí vượt định mức tiêu hao do doanh nghiệp tự xây dựng và công bố sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế.
• Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại: Các khoản chi này phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về thương mại và thuế. Doanh nghiệp cần lưu ý lưu trữ đầy đủ hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chương trình khuyến mại đã đăng ký với Sở Công thương (nếu có) và hóa đơn, chứng từ thanh toán đi kèm.

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Cục Thuế tỉnh Bình Dương cũng lưu ý doanh nghiệp về các khoản chi không được phép hạch toán vào chi phí hợp lý, bao gồm:

• Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
• Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm pháp luật về thuế (chậm nộp thuế, phạt vi phạm thủ tục thuế, trốn thuế) và các khoản phạt vi phạm hành chính khác.
• Các khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác; chi phí chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp.
• Các khoản chi đóng góp hình thành nguồn chi phí quản lý cho cấp trên hoặc các quỹ không đúng quy định pháp luật.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi thực hiện quyết toán thuế

Để hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính về thuế, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Thường xuyên rà soát hệ thống hóa đơn đầu vào, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và hợp pháp lý của hóa đơn. Đặc biệt lưu ý kiểm tra trạng thái hoạt động của doanh nghiệp xuất hóa đơn tại thời điểm giao dịch.
• Hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ (quy chế tài chính, quy chế lương thưởng) rõ ràng, minh bạch và nhất quán để làm cơ sở pháp lý vững chắc cho các khoản chi nội bộ.
• Thực hiện nghiêm túc quy định về thanh toán không dùng tiền mặt, hạn chế tối đa việc chia nhỏ hóa đơn để tránh ngưỡng 20 triệu đồng.
• Chủ động đối chiếu, phân loại các khoản chênh lệch giữa doanh thu, chi phí theo chuẩn mực kế toán và doanh thu, chi phí theo luật thuế để thực hiện điều chỉnh chính xác trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu số 03/TNDN).