Giới thiệu về Công văn 11101/CT-TTHT năm 2018

Công văn 11101/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc quản lý, sử dụng, lưu trữ và chuyển đổi hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp. Văn bản này căn cứ vào các quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính để giải đáp các vướng mắc thực tế của người nộp thuế trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

Các nội dung chính sách cốt lõi của Công văn 11101/CT-TTHT

- Quy định về việc lập và gửi hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khởi tạo hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin và gửi cho người mua theo đúng phương thức đã thỏa thuận giữa hai bên.
• Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các chỉ tiêu nội dung bắt buộc theo quy định pháp luật về hóa đơn, bao gồm chữ ký số của người bán và các thông tin định danh của người mua.

- Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

• Hóa đơn điện tử sau khi khởi tạo phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử. Doanh nghiệp phải đảm bảo an toàn, bảo mật và khả năng truy cập, kết xuất dữ liệu khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ chứng từ kế toán, trừ trường hợp có yêu cầu phục vụ công tác quản lý nội bộ hoặc theo quy định chuyên ngành khác. Việc lưu trữ bằng phương tiện điện tử (như file XML, PDF gốc) có giá trị pháp lý đầy đủ.

- Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

• Mục đích chuyển đổi: Người bán hoặc người mua được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa lưu thông trên đường hoặc phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
• Số lần chuyển đổi: Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa chỉ được thực hiện 01 (một) lần.
• Yêu cầu về mặt nội dung: Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Ký hiệu nhận biết: Trên hóa đơn chuyển đổi phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng ghi rõ: "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ".
• Chữ ký và đóng dấu: Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi, đồng thời phải có chữ ký và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của bên bán.

- Điều kiện để hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý

• Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn.
• Phải có ký hiệu riêng xác nhận đã dịch chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi hợp pháp theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Ý nghĩa và tác động của văn bản đối với doanh nghiệp

Công văn 11101/CT-TTHT giúp làm rõ các thủ tục hành chính liên quan đến hóa đơn điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số và giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy truyền thống. Đồng thời, văn bản cũng là cơ sở pháp lý để các cơ quan chức năng kiểm tra, giám sát tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường khi sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi.