Giới thiệu chung về Công văn 1126/TCT-DNL năm 2018
Công văn 1126/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử. Văn bản này tập trung làm rõ các quy định pháp lý, tháo gỡ các vướng mắc thực tế trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình và hạn chế rủi ro pháp lý về thuế.
Điều kiện và thủ tục khởi tạo hóa đơn điện tử
Để áp dụng hóa đơn điện tử hợp pháp, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về hạ tầng kỹ thuật và hoàn thành các thủ tục hành chính bắt buộc:
- Hạ tầng công nghệ thông tin: Doanh nghiệp phải có hệ thống thiết bị, phần mềm và đường truyền internet đảm bảo cho việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử mà không bị gián đoạn hoặc làm sai lệch thông tin.
- Nhân sự vận hành: Có đội ngũ nhân sự đủ trình độ, năng lực để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy trình công nghệ.
- Thủ tục thông báo phát hành: Trước khi chính thức sử dụng, doanh nghiệp phải lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, khởi tạo mẫu hóa đơn và lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử để gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông qua cổng thông tin điện tử.
Quy định về chữ ký điện tử trên hóa đơn
Chữ ký điện tử là yếu tố pháp lý cốt lõi để xác định tính xác thực và giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử:
- Đối với người bán: Bắt buộc phải có chữ ký số (chữ ký điện tử) hợp pháp được ký trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua.
- Đối với người mua: Trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán, có các thỏa thuận dân sự về việc ký số và có đầy đủ điều kiện kỹ thuật thì thực hiện ký số trên hóa đơn. Đối với khách hàng cá nhân hoặc các trường hợp đặc thù không yêu cầu hạch toán kế toán phức tạp, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Công văn hướng dẫn chi tiết việc chuyển đổi từ định dạng điện tử sang chứng từ giấy nhằm phục vụ nhu cầu lưu thông hàng hóa hoặc lưu trữ nội bộ:
- Mục đích chuyển đổi: Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi sang hóa đơn giấy một (01) lần duy nhất để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông hoặc phục vụ việc ghi sổ, theo dõi kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Tính toàn vẹn của thông tin: Nội dung trên hóa đơn giấy được chuyển đổi phải phản ánh hoàn toàn chính xác, khớp đúng với nội dung trên hóa đơn điện tử gốc.
- Ký hiệu nhận biết: Trên hóa đơn giấy chuyển đổi phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng (ví dụ: "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ") cùng với chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi và con dấu hợp pháp của doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi.
Lưu trữ và bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử
Công tác lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử phải tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn thông tin nghiêm ngặt:
- Thời hạn lưu trữ: Dữ liệu hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (thông thường là 10 năm đối với chứng từ kế toán dùng cho quyết toán thuế).
- Định dạng lưu trữ: Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng file dữ liệu gốc (định dạng XML hoặc định dạng tương đương có khả năng bảo mật cao, không thể chỉnh sửa) chứ không chỉ lưu trữ bản in quét (scan) hoặc bản PDF thông thường.
- Phương án dự phòng: Doanh nghiệp phải có các biện pháp sao lưu dữ liệu định kỳ và phương án khôi phục hệ thống khi gặp sự cố kỹ thuật để tránh mất mát dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp và khách hàng.
| BỘ TÀI CHÍNH | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 1126/TCT-DNL | Hà Nội, ngày 03 tháng 4 năm 2018 |
Kính gửi: Ngân hàng TMCP Nam Á
Tổng cục Thuế nhận được công văn số 35/2018/CV-NHNA-30 ngày 19/01/2018 của Ngân hàng TMCP Nam Á đề nghị hướng dẫn xử lý vướng mắc khi sử dụng hóa đơn điện tử. Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:
1. Về nơi nhận hồ sơ phát hành, sử dụng và hủy bỏ hóa đơn.
a. Về thông báo phát hành hóa đơn
Tại khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/201 I/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định việc phát hành hóa đơn điện tử:
"Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp".
Tại Điều 10 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:
"Báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử và việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử được gửi báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử theo đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế".
Tại khoản 3 Điều 1 Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/4/2017 của Bộ Tài chính sửa đổi bổ sung khoản 4 Điều 9 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính quy định:
".. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn... " .
Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp Ngân hàng TMCP Nam Á có các chi nhánh sử dụng chung mẫu hóa đơn của Ngân hàng TMCP Nam Á và Ngân hàng TMCP Nam Á thực hiện khai thuế GTGT cho các chi nhánh thì: Hội sở chính của Ngân hàng TMCP Nam Á có trách nhiệm thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp Hội sở chính. Các chi nhánh của Ngân hàng TMCP Nam Á không phải thông báo phát hành hóa đơn.
b. Về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Tại điểm e khoản 1 Điều 2 1 Nghị định số 5 1/20 1 O/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ:
"e) Báo cáo việc sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định của Bộ Tài chính".
Tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngay 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 5 1 /20 1 0/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:
"Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn...".
Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp các chi nhánh của Ngân hàng TMCP Nam Á thực hiện kê khai thuế GTGT tập trung tại Hội sở chính thì hàng quý Hội sở chính của Ngân hàng TMCP Nam Á có trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tới cơ quan thuê quản lý trực tiếp Hội sở chính. Các chi nhánh của Ngân hàng TMCP Nam Á không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
2. Về địa chỉ trên hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào
Theo công văn sô 6094/TCT-DNL ngày 29/12/2016 của Tổng cục Thuế trả lời Ngân hàng TMCP Nam Á về kê khai, nộp thuế TNCN, thuế GTGT tập trung tại Hội sở chính hướng dẫn:
"Từ ngày 01/01/2017 trở đi, toàn bộ hóa đơn đầu vào của Ngân hàng Nam Á được thống nhất ghi theo thông tin của Hội sở chính. Riêng hóa đơn đầu vào điện, nước ghi theo thông tin của chi nhánh, văn phòng giao dịch nơi phát sinh…”
Do đó, toàn bộ hóa đơn, chi phí đầu vào phải ghi theo thông tin của Hội sở chính (trừ hóa đơn điện, nước) mới được xác định là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tổng cục Thuế trả lời để Ngân hàng TMCP Nam Á được biết và thực hiện./.
|
| KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG |
- 1 Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
- 2 Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành
- 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
- 4 Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC, 26/2015/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành
- 1 Công văn 1950/TCT-CS năm 2021 về hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế ban hành
- 2 Công văn 2514/TCT-CS năm 2021 về xác định tính hợp pháp của hóa đơn do Tổng cục Thuế ban hành
- 3 Công văn 2373/TCT-CS năm 2021 về xuất hóa đơn giá trị gia tăng điều chuyển tài sản khi tách doanh nghiệp do Tổng cục Thuế ban hành
- 4 Công điện 1284/CĐ-TTg năm 2023 về tăng cường công tác quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử đối với hoạt động kinh doanh, bán lẻ xăng dầu của Thủ tướng Chính phủ
- 1 Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
- 2 Thông tư 153/2010/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành
- 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành
- 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
- 5 Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC, 26/2015/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành
- 6 Công văn 1950/TCT-CS năm 2021 về hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế ban hành
- 7 Công văn 2514/TCT-CS năm 2021 về xác định tính hợp pháp của hóa đơn do Tổng cục Thuế ban hành
- 8 Công văn 2373/TCT-CS năm 2021 về xuất hóa đơn giá trị gia tăng điều chuyển tài sản khi tách doanh nghiệp do Tổng cục Thuế ban hành
- 9 Công điện 1284/CĐ-TTg năm 2023 về tăng cường công tác quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử đối với hoạt động kinh doanh, bán lẻ xăng dầu của Thủ tướng Chính phủ