Giới thiệu về Công văn 11400/CT-TTHT năm 2019

Công văn 11400/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với khoản chi hộ lệ phí môn bài (thuế môn bài). Văn bản này tháo gỡ các vướng mắc cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các giao dịch chi hộ, thu hộ liên quan đến nghĩa vụ tài chính với Ngân sách Nhà nước.

Quy định về chứng từ khi nộp lệ phí môn bài trực tiếp

Theo quy định pháp luật về quản lý thuế và phí, lệ phí môn bài là khoản thu thuộc Ngân sách Nhà nước. Do đó:

• Khi doanh nghiệp tự thực hiện nộp lệ phí môn bài, chứng từ hợp pháp duy nhất để ghi nhận chi phí là Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản).
• Cơ quan thuế không phát hành hóa đơn thương mại cho khoản thu lệ phí môn bài này.

Hướng dẫn xử lý hóa đơn đối với trường hợp chi hộ lệ phí môn bài

Công văn 11400/CT-TTHT phân định rõ hai trường hợp cụ thể khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ lệ phí môn bài cho khách hàng để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn:

• Trường hợp chứng từ nộp lệ phí môn bài mang tên khách hàng: Nếu doanh nghiệp thực hiện chi hộ theo thỏa thuận trên hợp đồng và chứng từ nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước được cơ quan thuế hoặc ngân hàng xuất trực tiếp dưới tên của khách hàng (đơn vị được chi hộ), thì khi thu lại khoản tiền này, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Doanh nghiệp chỉ cần lập chứng từ thu tiền theo quy định kế toán. Khách hàng sẽ sử dụng chứng từ nộp ngân sách mang tên mình để hạch toán chi phí được trừ.
• Trường hợp chứng từ nộp lệ phí môn bài mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu chứng từ nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước do cơ quan thu xuất dưới tên của chính doanh nghiệp thực hiện chi hộ, khi thu hồi lại khoản tiền này từ khách hàng, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT. Khoản thu này được coi là một phần doanh thu dịch vụ hoặc khoản thu bù đắp chi phí phát sinh từ hoạt động cung ứng dịch vụ, phải chịu thuế GTGT theo thuế suất tương ứng của dịch vụ chính được cung cấp.

Nguyên tắc ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Để đảm bảo các khoản chi phí liên quan đến lệ phí môn bài được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), các bên cần lưu ý:

• Phải có thỏa thuận bằng văn bản (hợp đồng dịch vụ, phụ lục hợp đồng hoặc thỏa thuận chi hộ) thể hiện rõ điều khoản chi hộ lệ phí môn bài giữa hai bên.
• Đối với bên được chi hộ: Chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu có Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước mang tên mình (trường hợp chi hộ không lập hóa đơn) hoặc có hóa đơn GTGT hợp pháp do bên chi hộ xuất (trường hợp chứng từ ban đầu mang tên bên chi hộ).
• Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải tuân thủ đúng quy định đối với các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để đảm bảo tính pháp lý tối đa.

Ý nghĩa thực tiễn của Công văn 11400/CT-TTHT

Văn bản hướng dẫn này giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán, đại lý thuế, hoặc các công ty mẹ thực hiện dịch vụ hành chính cho công ty con, tránh được các sai sót phổ biến sau:

• Tránh việc tự ý xuất hóa đơn GTGT không đúng quy định đối với các khoản chi hộ thuần túy đã có chứng từ gốc mang tên khách hàng.
• Hạn chế rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi quyết toán thuế TNDN do sử dụng sai loại chứng từ hoặc thiếu hóa đơn đối ứng.
• Chuẩn hóa quy trình quản lý chứng từ thu - chi hộ trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp.