Giới thiệu về Công văn 11509/CT-TTHT

Công văn 11509/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc xác định chi phí được trừ đối với khoản chi phí gửi xe của doanh nghiệp khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong việc hạch toán các khoản chi phí trông giữ xe cho phương tiện của công ty và phương tiện cá nhân của người lao động.

Các quy định cốt lõi về chi phí gửi xe được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh, để khoản chi phí gửi xe được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện cụ thể sau:

• Đối với phương tiện thuộc sở hữu hoặc quyền sử dụng của doanh nghiệp: Các khoản chi phí gửi xe phát sinh phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (như xe đưa đón nhân viên, xe giao hàng, xe công tác của ban giám đốc) được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (vé gửi xe hợp lệ, hóa đơn dịch vụ trông giữ xe).
• Đối với phương tiện cá nhân của người lao động: Khoản chi hỗ trợ tiền gửi xe cho nhân viên đi làm được xem xét giải quyết theo quy định về chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động:
  • Tính chất chi phí: Khoản chi này được xếp vào nhóm chi phí có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động theo quy định tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính.
  • Hạn mức khống chế: Tổng số chi phí có tính chất phúc lợi (bao gồm cả chi phí gửi xe cho người lao động) không được quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
  • Yêu cầu về quy chế nội bộ: Khoản chi hỗ trợ tiền gửi xe phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính; hoặc Quy chế thưởng của doanh nghiệp.

Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ đối chứng

Để đảm bảo tính hợp pháp và được cơ quan thuế chấp nhận khi quyết toán, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ bao gồm:

• Hóa đơn, chứng từ thanh toán: Phải có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng từ đơn vị cung cấp dịch vụ trông giữ xe. Trường hợp sử dụng vé gửi xe, vé đó phải là chứng từ tự in hoặc đặt in theo đúng quy định về phát hành hóa đơn, chứng từ của Bộ Tài chính.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn dịch vụ gửi xe có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
• Hồ sơ nhân sự đi kèm: Danh sách người lao động được hỗ trợ tiền gửi xe, bảng chấm công hoặc các giấy tờ chứng minh người lao động có sử dụng phương tiện cá nhân đi làm phù hợp với quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng giữa chi phí gửi xe phục vụ trực tiếp cho hoạt động vận hành kinh doanh và chi phí mang tính chất phúc lợi cho người lao động. Việc xây dựng quy chế tài chính rõ ràng, cụ thể ngay từ đầu năm tài chính là cơ sở pháp lý vững chắc nhất để doanh nghiệp giải trình với cơ quan thuế khi thanh tra, kiểm tra thuế.