Công văn 1301/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với hoạt động điều chuyển tài sản giữa các đơn vị trực thuộc, các công ty thành viên và các trường hợp điều chuyển tài sản trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Văn bản áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, các chi nhánh, đơn vị hạch toán phụ thuộc và cơ quan thuế các cấp trong quá trình thực hiện và giám sát việc sử dụng hóa đơn, chứng từ khi có sự thay đổi, điều chuyển tài sản nội bộ hoặc giữa các pháp nhân độc lập.

Quy định về chứng từ đối với điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc

• Đối với trường hợp điều chuyển tài sản giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc, hoặc giữa các đơn vị phụ thuộc do cùng một cơ sở kinh doanh quản lý: Cơ sở kinh doanh sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều chuyển nội bộ để làm chứng từ lưu thông trên đường và hạch toán kế toán.
• Trường hợp này không được coi là hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nên không phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và không phải kê khai, nộp thuế GTGT đối với giá trị tài sản điều chuyển.
• Đơn vị tiếp nhận tài sản căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Lệnh điều chuyển nội bộ và Biên bản giao nhận tài sản để ghi tăng tài sản cố định và thực hiện trích khấu hao theo quy định hiện hành.

Quy định về hóa đơn đối với điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán độc lập

• Trường hợp điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên hạch toán độc lập, hoặc giữa công ty mẹ và công ty con (và ngược lại) có phát sinh quan hệ mua bán, trao đổi hoặc thanh toán: Bên chuyển nhượng tài sản phải lập hóa đơn GTGT như đối với hoạt động bán hàng hóa thông thường.
• Doanh nghiệp chuyển nhượng phải thực hiện kê khai, tính thuế GTGT đầu ra và doanh nghiệp nhận tài sản được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
• Giá trị ghi trên hóa đơn là giá bán thực tế hoặc giá trị thỏa thuận giữa hai bên, đảm bảo phù hợp với giá thị trường tại thời điểm chuyển nhượng.

Quy định về chứng từ khi điều chuyển tài sản để góp vốn thành lập doanh nghiệp

• Trường hợp điều chuyển tài sản để góp vốn thành lập doanh nghiệp mới hoặc góp vốn tăng vốn điều lệ tại doanh nghiệp khác: Tài sản góp vốn không phải chịu thuế GTGT và không phải lập hóa đơn GTGT.
• Hồ sơ đối với tài sản góp vốn bao gồm: Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh, Quyết định của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị về việc góp vốn bằng tài sản, Biên bản giao nhận tài sản, Biên bản định giá tài sản của Hội đồng định giá hoặc tổ chức có chức năng định giá độc lập, và các chứng từ chứng minh nguồn gốc sở hữu tài sản.
• Doanh nghiệp nhận tài sản góp vốn căn cứ vào các chứng từ nêu trên để ghi tăng vốn điều lệ, tăng tài sản cố định và thực hiện trích khấu hao theo quy định pháp luật.

Yêu cầu về hồ sơ pháp lý đi kèm khi điều chuyển tài sản

• Quyết định điều chuyển tài sản của cấp có thẩm quyền trong doanh nghiệp (Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên hoặc Ban giám đốc) nêu rõ lý do điều chuyển, danh mục tài sản và giá trị tài sản điều chuyển.
• Biên bản bàn giao tài sản có chữ ký xác nhận của đại diện bên giao và bên nhận tài sản.
• Hồ sơ kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn sử dụng, giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản (đối với các tài sản phải đăng ký quyền sở hữu như xe cộ, nhà đất, máy móc chuyên dụng).
• Hóa đơn mua tài sản ban đầu của bên giao để làm cơ sở xác định nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế của tài sản tại thời điểm điều chuyển.

Hiệu lực thi hành và hướng dẫn áp dụng

Công văn 1301/TCT-CS có hiệu lực hướng dẫn kể từ ngày ban hành. Các nội dung hướng dẫn tại công văn này được thực hiện thống nhất với quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng hiện hành. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc vượt quá thẩm quyền, các cục thuế địa phương và doanh nghiệp cần báo cáo kịp thời về Tổng cục Thuế để được xem xét, giải quyết.