Tóm tắt Công văn 13222/CT-TTHT năm 2019 về hướng dẫn hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Công văn 13222/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế về việc áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp giữa các quy định pháp luật. Dưới đây là tổng hợp và phân tích chi tiết các nội dung cốt lõi của văn bản này.

1. Quy định áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp

Công văn làm rõ việc sử dụng hóa đơn trong thời gian chuyển tiếp từ Nghị định 51/2010/NĐ-CP sang Nghị định 119/2018/NĐ-CP với các nội dung trọng tâm sau:

• Thời hạn áp dụng: Trong giai đoạn từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế vẫn được phép sử dụng hóa đơn giấy (bao gồm hóa đơn tự in, đặt in, mua của cơ quan thuế) hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ tại Thông tư 32/2011/TT-BTC nếu chưa nhận được thông báo chuyển đổi từ cơ quan thuế.
• Trường hợp nhận được thông báo chuyển đổi: Khi cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ nhưng phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cùng với tờ khai thuế giá trị gia tăng.

2. Điều kiện và thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi hoặc áp dụng mới hóa đơn điện tử cần lưu ý các điều kiện kỹ thuật và quy trình thủ tục hành chính:

• Hạ tầng kỹ thuật: Doanh nghiệp phải có hệ thống trang thiết bị, đường truyền internet ổn định và phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng khả năng khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý dữ liệu hóa đơn.
• Chữ ký số: Phải có chữ ký điện tử (chữ ký số) hợp pháp theo quy định của pháp luật để ký trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua và cơ quan thuế.
• Thủ tục thông báo phát hành: Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử và lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông qua cổng thông tin điện tử.

3. Nguyên tắc lập và chuyển đổi hóa đơn điện tử

Văn bản hướng dẫn chi tiết về cách thức lập hóa đơn và chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy khi có nhu cầu thực tế:

• Thời điểm lập hóa đơn: Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Đối với cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn thanh toán tiền dịch vụ.
• Chuyển đổi sang hóa đơn giấy: Hóa đơn điện tử được phép chuyển đổi thành chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa lưu thông trên đường hoặc phục vụ nhu cầu lưu trữ, ghi sổ kế toán. Hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử gốc, có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi và dấu bản sao hợp pháp.

4. Trách nhiệm của người nộp thuế và cơ quan thuế

Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật, Công văn xác định rõ trách nhiệm của các bên liên quan:

• Đối với người nộp thuế: Chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, trung thực của dữ liệu hóa đơn điện tử đã khởi tạo và gửi cho khách hàng cũng như cơ quan thuế. Thực hiện lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.
• Đối với cơ quan thuế: Hỗ trợ, hướng dẫn doanh nghiệp tháo gỡ các vướng mắc trong quá trình triển khai áp dụng hóa đơn điện tử; thực hiện kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định về hóa đơn của người nộp thuế nhằm ngăn chặn các hành vi gian lận thuế.