Giới thiệu chung về Công văn 1427/BNV-VTLTNN

Công văn 1427/BNV-VTLTNN do Bộ Nội vụ ban hành nhằm hướng dẫn các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương triển khai thực hiện thống nhất các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Văn bản này tập trung vào việc chuyển đổi phương thức làm việc từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ văn thư và lưu trữ trong kỷ nguyên số.

Các nội dung hướng dẫn trọng tâm của Công văn 1427/BNV-VTLTNN

• Tổ chức tuyên truyền, phổ biến và tập huấn quy định mới: Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm phổ biến sâu rộng nội dung của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động. Đặc biệt, cần tập trung tập huấn kỹ năng soạn thảo văn bản, quy trình ký số, quản lý văn bản điện tử và lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng.
• Rà soát, sửa đổi và ban hành Quy chế công tác văn thư mới: Bộ Nội vụ yêu cầu các cơ quan, tổ chức khẩn trương rà soát các văn bản quy định, hướng dẫn hiện hành về công tác văn thư để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế cho phù hợp với Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Quy chế mới phải quy định rõ ràng về quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật (chữ ký số) của cơ quan, tổ chức.
• Chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: Hướng dẫn chi tiết việc áp dụng các tiêu chuẩn mới về khổ giấy (A4), phông chữ (Times New Roman), cỡ chữ, kiểu chữ, định lề trang văn bản, cách đánh số trang, và đặc biệt là vị trí, hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền cũng như chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử.
• Quản lý văn bản đi và văn bản đến trên hệ thống điện tử:
  • Đối với văn bản đến: Phải được tiếp nhận, đăng ký, số hóa (nếu là văn bản giấy) và chuyển giao kịp thời trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
  • Đối với văn bản đi: Quy trình soạn thảo, duyệt dự thảo, ký ban hành, cấp số, đóng dấu (ký số) và phát hành phải được thực hiện khép kín trên môi trường mạng, bảo đảm tính xác thực và an toàn thông tin.
• Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật: Quy định chặt chẽ việc quản lý con dấu ước lệ (dấu ướt) song song với thiết bị lưu khóa bí mật (chữ ký số). Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định pháp luật, tránh việc lạm dụng hoặc sử dụng trái phép.
• Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: Nhấn mạnh nghĩa vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc (cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử). Cuối năm hành chính, các hồ sơ đã giải quyết xong phải được bàn giao đầy đủ vào Lưu trữ cơ quan để bảo quản và khai thác sử dụng hiệu quả.

Ý nghĩa và định hướng triển khai thực hiện

Công văn 1427/BNV-VTLTNN là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ kịp thời, giúp tháo gỡ các vướng mắc ban đầu của các địa phương, đơn vị khi tiếp cận với phương thức quản lý văn thư điện tử theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Việc thực hiện nghiêm túc các nội dung hướng dẫn tại Công văn này góp phần quan trọng vào tiến trình xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước và cải cách hành chính toàn diện.