Công văn 1562/CTTPHCM-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2022 nhằm tháo gỡ các vướng mắc phát sinh khi người nộp thuế thực hiện chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Dưới đây là nội dung tóm tắt chi tiết các hướng dẫn cốt lõi của văn bản này:

- Quy định về việc ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn cũ

• Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã (thông qua Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải ngừng sử dụng và thực hiện tiêu hủy các hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế, hóa đơn tự in, đặt in hoặc hóa đơn điện tử không có mã đã thông báo phát hành trước đó theo các quy định cũ.
• Thủ tục tiêu hủy hóa đơn cũ được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nhằm đảm bảo tính thống nhất và tránh việc sử dụng song song hai hệ thống hóa đơn cũ và mới.

- Phương án xử lý hóa đơn lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP bị sai sót

• Trường hợp doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP nhưng phát hiện hóa đơn đã lập trước đó (theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP) có sai sót, các bên không được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định cũ.
• Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận rõ ràng, ghi nhận cụ thể sai sót của hóa đơn cũ.
• Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
• Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới (là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) để thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế phải có dòng chữ ghi rõ: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... Ký hiệu... Số... ngày... tháng... năm...".

- Nghĩa vụ nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC)

• Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu BC26/AC đối với các hóa đơn đã sử dụng theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP tính đến thời điểm chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Thời hạn nộp báo cáo này trùng với thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ phát sinh việc chuyển đổi, giúp cơ quan thuế chốt số liệu hóa đơn cũ đã sử dụng và số lượng hóa đơn cũ bị tiêu hủy.

- Trách nhiệm phối hợp của người nộp thuế

• Người nộp thuế cần chủ động rà soát hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, phối hợp chặt chẽ với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để đảm bảo việc truyền nhận dữ liệu hóa đơn có mã đến cơ quan thuế được thông suốt, không bị gián đoạn.
• Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc kỹ thuật hoặc nghiệp vụ, doanh nghiệp cần liên hệ ngay với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn, hỗ trợ kịp thời, tránh ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.