Tóm tắt Công văn 1612/CT-TTHT năm 2016 về chính sách thuế đối với chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 1612/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động nước ngoài.

- Các điều kiện cơ bản để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện nguyên tắc sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

- Quy định về chi phí tiền thuê nhà cho người lao động nước ngoài

Đối với khoản chi phí tiền thuê nhà do doanh nghiệp chi trả hộ cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, chính sách thuế được áp dụng cụ thể như sau:

• Về thuế Thu nhập doanh nghiệp: Trường hợp trong hợp đồng lao động ký giữa doanh nghiệp và người lao động có ghi rõ khoản chi về nhà ở do doanh nghiệp chi trả, thì khoản chi phí thuê nhà này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, miễn là có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định.
• Về thuế Thu nhập cá nhân: Khoản tiền thuê nhà do đơn vị sử dụng lao động trả thay được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động theo số thực tế chi trả hộ nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo nếu có) tại đơn vị.

- Quy định về chi phí vé máy bay cho người lao động nước ngoài

Đối với khoản chi phí mua vé máy bay cho người lao động nước ngoài về nước (nghỉ phép) hoặc đi công tác:

• Khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Hồ sơ, chứng từ làm căn cứ tính vào chi phí được trừ bao gồm: Vé máy bay (vé điện tử), thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
• Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ cá nhân sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân thì phải có quyết định cử đi công tác, hóa đơn, chứng từ thanh toán của cá nhân và chứng từ doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân để được chấp nhận là chi phí hợp lệ.

- Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi quyết toán thuế

Để đảm bảo tính an toàn pháp lý và tránh bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Rà soát và hoàn thiện hệ thống hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và quy chế tài chính của công ty, đảm bảo các khoản chi trả hộ (như tiền nhà, tiền vé máy bay, bảo hiểm tự nguyện) được quy định rõ ràng, chi tiết về định mức và điều kiện hưởng.
• Lưu trữ đầy đủ và khoa học hệ thống chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên để chứng minh tính hợp pháp của khoản chi.