Công văn 1705/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2018 hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), trọng tâm là việc xác định các khoản chi phí được trừ đối với các khoản chi liên quan đến chuyên gia nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam.

Nguyên tắc chung về điều kiện xác định chi phí được trừ

Theo quy định pháp luật về thuế TNDN, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Chính sách thuế đối với chi phí cho chuyên gia nước ngoài

Công văn 1705/CT-TTHT đưa ra hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp doanh nghiệp Việt Nam phát sinh các khoản chi phí cho chuyên gia nước ngoài do công ty mẹ hoặc đối tác nước ngoài cử sang làm việc:

• Chi phí vé máy bay và tiền thuê nhà: Trường hợp giữa doanh nghiệp Việt Nam và phía nước ngoài có ký hợp đồng dịch vụ hoặc thỏa thuận biệt phái, trong đó quy định rõ doanh nghiệp Việt Nam chịu trách nhiệm chi trả các khoản chi phí về chỗ ở (tiền thuê nhà), chi phí đi lại (vé máy bay) cho các chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác tại Việt Nam, thì các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ đối chiếu: Để được ghi nhận chi phí hợp lệ, doanh nghiệp phải xuất trình đầy đủ hợp đồng dịch vụ, quyết định cử đi công tác/biệt phái, hóa đơn tiền thuê nhà, vé máy bay kèm theo thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên).
• Mối liên hệ với Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền (như tiền nhà, vé máy bay) do doanh nghiệp chi trả hộ hoặc chi trả thay cho chuyên gia nước ngoài phải được tổng hợp để tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân đó theo quy định của pháp luật về thuế TNCN hiện hành.

Các lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Để tránh rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Tính nhất quán trong hợp đồng: Các điều khoản về việc chịu chi phí cho chuyên gia phải được quy định rõ ràng, chi tiết trong hợp đồng thương mại hoặc thỏa thuận hợp tác giữa hai bên ngay từ đầu.
• Tránh trùng lặp chi phí: Nếu phía đối tác nước ngoài đã tính gộp các chi phí vé máy bay, tiền nhà của chuyên gia vào giá phí dịch vụ xuất hóa đơn cho doanh nghiệp Việt Nam, thì doanh nghiệp Việt Nam không được hạch toán riêng lẻ các khoản chi này một lần nữa để tránh trùng lặp chi phí được trừ.
• Hóa đơn hợp pháp: Các hóa đơn, chứng từ phát sinh tại Việt Nam (như tiền thuê căn hộ, khách sạn cho chuyên gia) phải được xuất cho doanh nghiệp Việt Nam với đầy đủ thông tin về tên công ty, địa chỉ và mã số thuế.