Công văn 194 TCT/NV1 được Tổng cục Thuế ban hành năm 2000 nhằm hướng dẫn chi tiết các quy định về hóa đơn, chứng từ và nghĩa vụ thuế đối với khoản hoa hồng đại lý cũng như các khoản chi khuyến mại của doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương thống nhất thực hiện các chính sách thuế liên quan đến hoạt động đại lý và xúc tiến thương mại tại thời điểm bấy giờ.

Phạm vi và đối tượng áp dụng của văn bản

Văn bản áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng và các doanh nghiệp có phát sinh chi phí khuyến mại, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Quy định về hóa đơn, chứng từ và thuế đối với hoa hồng đại lý

• Nghĩa vụ lập hóa đơn: Khi nhận tiền hoa hồng từ bên giao đại lý, bên nhận đại lý có nghĩa vụ phải lập hóa đơn dịch vụ (hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng) giao cho bên giao đại lý. Trên hóa đơn phải ghi rõ doanh thu hoa hồng được hưởng và tiền thuế giá trị gia tăng (GTGT) tương ứng.
• Xác định thuế GTGT đối với hoa hồng: Khoản hoa hồng đại lý được hưởng là doanh thu dịch vụ đại lý và phải chịu thuế GTGT theo quy định. Tuy nhiên, đối với các đại lý bán đúng giá các mặt hàng thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT hoặc các mặt hàng được nhà nước quy định giá bán thống nhất (như vé máy bay, vé tàu hỏa, xổ số kiến thiết, bưu chính viễn thông) thì dịch vụ đại lý hưởng hoa hồng có thể được áp dụng chính sách miễn thuế GTGT tùy theo từng trường hợp cụ thể.
• Hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Bên giao đại lý được sử dụng hóa đơn hoa hồng do bên nhận đại lý xuất để hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Bên nhận đại lý phải gộp khoản thu nhập từ hoa hồng này vào doanh thu tính thuế TNDN của đơn vị mình.

Quy định về hóa đơn, chứng từ và thuế đối với chi khuyến mại

• Lập hóa đơn đối với hàng hóa khuyến mại: Khi doanh nghiệp thực hiện các chương trình khuyến mại, quảng cáo, tặng quà cho khách hàng, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn cho số lượng hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại. Trên hóa đơn phải ghi rõ tên, số lượng hàng hóa, dòng thuế suất và tiền thuế GTGT (nếu có), đồng thời ghi rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo không thu tiền để làm căn cứ hạch toán.
• Giá tính thuế GTGT đối với hàng khuyến mại: Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT, giá tính thuế GTGT được xác định bằng không (0). Trường hợp khuyến mại không đúng quy định của pháp luật về thương mại thì phải tính thuế GTGT như hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ hoặc biếu, tặng.
• Khống chế chi phí khuyến mại, quảng cáo: Các khoản chi phí liên quan đến hoạt động khuyến mại, quảng cáo, tiếp thị phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Đồng thời, các khoản chi này bị khống chế theo tỷ lệ phần trăm (%) nhất định trên tổng chi phí hợp lý được trừ theo quy định của Luật thuế TNDN hiện hành tại thời điểm đó.

Hiệu lực thi hành và hướng dẫn áp dụng

Công văn 194 TCT/NV1 có hiệu lực áp dụng đối với các hồ sơ khai thuế, quyết toán thuế và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoa hồng đại lý, chi phí khuyến mại kể từ ngày ban hành. Các hướng dẫn tại văn bản này là cơ sở để các Cục Thuế địa phương thanh tra, kiểm tra và xử lý các vướng mắc về thuế cho doanh nghiệp.