Tóm tắt Công văn 2044/TCT-CS năm 2016 về khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 2044/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành ngày 17/05/2016 hướng dẫn cụ thể về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt là trường hợp thanh toán bằng thẻ cá nhân được ủy quyền. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc trong việc chuẩn bị chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

1. Nguyên tắc xác định khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định chung của pháp luật thuế TNDN hiện hành, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2. Hướng dẫn chi tiết về việc thanh toán qua thẻ tín dụng của cá nhân được ủy quyền

Công văn 2044/TCT-CS đưa ra hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân là người lao động của doanh nghiệp sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ cho người bán, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân. Khoản chi này được chấp nhận là chi phí được trừ và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng các điều kiện nghiêm ngặt sau:

• Hình thức ủy quyền rõ ràng: Doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân (là người lao động của doanh nghiệp) sử dụng thẻ cá nhân để thanh toán cho người bán, sau đó doanh nghiệp thực hiện thanh toán lại cho cá nhân thông qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Quy trình này phải được quy định cụ thể tại quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
• Hóa đơn mua hàng hợp pháp: Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phải mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp mua hàng.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đầy đủ: Doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản của cá nhân đã thanh toán; đồng thời phải có chứng từ chuyển tiền từ thẻ tín dụng của cá nhân cho người bán hàng hóa, dịch vụ.

3. Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

Hướng dẫn tại Công văn 2044/TCT-CS tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong các giao dịch phát sinh nhanh chóng, khẩn cấp hoặc mua sắm trực tuyến khi không thể thanh toán trực tiếp từ tài khoản doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tránh bị cơ quan thuế loại chi phí khi quyết toán, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Tuyệt đối không áp dụng cơ chế này nếu thiếu văn bản ủy quyền hoặc quy chế tài chính không ghi nhận hình thức thanh toán này.
• Đảm bảo tính khớp đúng về mặt thời gian, số tiền giữa hóa đơn mua hàng, sao kê tài khoản thẻ cá nhân và lệnh chuyển tiền hoàn trả của doanh nghiệp cho cá nhân.
• Các khoản chi không đáp ứng đủ bộ chứng từ nêu trên sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng.