Công văn 2050/LS-XNC do Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về quy trình, thủ tục hồ sơ cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực cho cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nước ngoài.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cử người ra nước ngoài và các cá nhân thuộc diện được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định của pháp luật xuất nhập cảnh hiện hành. Hướng dẫn này giúp thống nhất quy trình thực hiện thủ tục hành chính giữa Bộ Ngoại giao và các cơ quan chủ quản của người đi công tác.

Quy định về hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

• Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo mẫu quy định, phải được điền đầy đủ thông tin, có chữ ký của người đề nghị và xác nhận, đóng dấu của cơ quan, tổ chức nơi nhân sự đang công tác.
• Quyết định hoặc văn bản cho phép cử cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền (bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ).
• Hộ chiếu ngoại giao hoặc hộ chiếu công vụ cũ đã được cấp gần nhất (nếu có). Trường hợp bị mất hộ chiếu phải kèm theo văn bản báo mất của cơ quan chủ quản gửi Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ.
• Ảnh chân dung mới chụp theo đúng tiêu chuẩn quy định của Bộ Ngoại giao về kích thước, phông nền và trang phục.

Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

• Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao tại Hà Nội), Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công trực tuyến của Bộ Ngoại giao.
• Thời hạn giải quyết hồ sơ được thực hiện nghiêm túc theo quy định của pháp luật, thông thường từ 3 đến 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Đối với các trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần xác minh thêm thông tin về nhân thân, diện cấp hộ chiếu, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo kịp thời bằng văn bản hoặc qua hệ thống điện tử để bổ sung, hoàn thiện.

Thủ tục cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực (visa)

• Hồ sơ đề nghị cấp công hàm bao gồm: Tờ khai đề nghị cấp công hàm, quyết định cử đi nước ngoài, hộ chiếu ngoại giao hoặc hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng và thư mời của phía đối tác nước ngoài (nếu có).
• Nội dung công hàm phải thể hiện rõ danh tính, chức vụ của người đi công tác, mục đích chuyến đi, thời gian lưu trú dự kiến và đề nghị cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tạo điều kiện cấp thị thực phù hợp.

Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan

• Cơ quan chủ quản có trách nhiệm quản lý chặt chẽ việc sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ thuộc quyền quản lý; thu hồi và bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền quản lý hộ chiếu sau khi cán bộ kết thúc chuyến công tác nước ngoài.
• Cá nhân được cấp hộ chiếu có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn và sử dụng hộ chiếu đúng mục đích, đúng quy định pháp luật; tuyệt đối không được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ vào mục đích cá nhân hoặc các hoạt động thương mại, du lịch thuần túy.

Công văn này có hiệu lực hướng dẫn thực hiện kể từ ngày ký ban hành. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành nghiêm túc các hướng dẫn tại văn bản này nhằm bảo đảm tính thống nhất, an toàn và hiệu quả trong công tác quản lý xuất nhập cảnh đối với cán bộ, công chức, viên chức.