Tóm tắt Công văn 2147/CT-TTHT về việc sử dụng hóa đơn tự in

Công văn số 2147/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trên địa bàn về điều kiện, thủ tục và quy trình quản lý, sử dụng hóa đơn tự in. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.

1. Điều kiện để doanh nghiệp được tự in hóa đơn

Theo hướng dẫn, các tổ chức, doanh nghiệp muốn áp dụng hình thức tự in hóa đơn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện nghiêm ngặt về năng lực và hệ thống quản lý, bao gồm:

• Doanh nghiệp phải được thành lập theo đúng quy định của pháp luật, có mã số thuế hợp pháp và đang hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Có hệ thống thiết bị máy tính, máy in và phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định dạng dữ liệu, tính bảo mật và khả năng kiểm soát số lượng hóa đơn in ra, tránh việc can thiệp trái phép hoặc nhân bản hóa đơn.
• Không thuộc đối tượng có rủi ro cao về thuế hoặc đang trong quá trình bị thanh tra, kiểm tra về hành vi vi phạm pháp luật thuế.
• Có văn bản quyết định áp dụng hình thức hóa đơn tự in do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký duyệt và chịu trách nhiệm.

2. Quy trình thiết kế và nội dung bắt buộc trên hóa đơn tự in

Doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn nhưng phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu pháp lý bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số thứ tự của hóa đơn (được lập liên tục từ nhỏ đến lớn).
• Thông tin chi tiết của người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin chi tiết của người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán.
• Chữ ký của người mua, người bán và dấu của đơn vị bán hàng (nếu có).
• Tên và mã số thuế của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn hoặc tổ chức nhận in hóa đơn (nếu có).

3. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn tự in

Trước khi đưa vào sử dụng chính thức, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp:

• Doanh nghiệp lập Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu quy định, kèm theo mẫu hóa đơn thực tế (đầy đủ các chỉ tiêu và có chữ "Mẫu" in chìm hoặc in nổi).
• Gửi hồ sơ thông báo phát hành đến cơ quan thuế qua hệ thống giao dịch điện tử hoặc nộp trực tiếp theo quy định.
• Thời hạn nộp thông báo phát hành phải đảm bảo trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn ít nhất theo thời gian quy định của pháp luật hiện hành để cơ quan thuế cập nhật lên hệ thống thông tin quốc gia.

4. Chế độ báo cáo và trách nhiệm của doanh nghiệp

Trong quá trình sử dụng hóa đơn tự in, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ:

• Thực hiện lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC) theo quý đúng thời hạn quy định, ghi nhận rõ số lượng hóa đơn đã sử dụng, xóa bỏ, hỏng, mất hoặc hủy.
• Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác của số liệu báo cáo, tính bảo mật của phần mềm tự in và việc quản lý phôi hóa đơn.
• Trường hợp phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn tự in, doanh nghiệp phải lập biên bản và báo cáo ngay với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.