Giới thiệu về Công văn 226/CT-TTHT năm 2014

Công văn số 226/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về việc xác định các khoản chi phí tiền lương, tiền công được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa chi phí hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định của pháp luật thuế hiện hành.

Các quy định cốt lõi về chi phí tiền lương được trừ khi tính thuế TNDN

Theo nội dung hướng dẫn, để chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp chi trả cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện thực tế phát sinh và có đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp. Cụ thể bao gồm:

• Các khoản tiền lương, tiền công và phụ cấp phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Doanh nghiệp phải thực tế chi trả khoản tiền lương, tiền công này cho người lao động và có chứng từ thanh toán hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Các khoản tiền lương, tiền công đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế.

Quy định đối với tiền lương của thành viên Hội đồng quản trị

Công văn làm rõ nguyên tắc khấu trừ thuế đối với thù lao, tiền lương của các thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT) như sau:

• Khoản chi thù lao trả cho các thành viên HĐQT trực tiếp tham gia điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nếu đáp ứng đầy đủ các chứng từ, hóa đơn theo quy định.
• Ngược lại, các khoản thù lao trả cho các thành viên HĐQT không trực tiếp tham gia điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Quy định đối với tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân và công ty TNHH một thành viên

Một trong những điểm lưu ý quan trọng trong công văn hướng dẫn là việc xác định chi phí tiền lương của người quản lý, chủ sở hữu doanh nghiệp:

• Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN do không tách biệt rõ ràng giữa tài sản cá nhân và tài sản doanh nghiệp.
• Thù lao, tiền lương trả cho chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ), bất kể chủ sở hữu có trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh hay không, đều không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Hồ sơ và chứng từ chứng minh chi phí tiền lương hợp lệ

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng minh bao gồm:

• Hợp đồng lao động ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động, thể hiện rõ ràng mức lương, phụ cấp và các khoản chế độ phúc lợi khác.
• Bảng thanh toán tiền lương có chữ ký xác nhận của người lao động hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng thể hiện việc chi trả thực tế.
• Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng của doanh nghiệp đã được phê duyệt hợp lệ bởi cấp có thẩm quyền.
• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản thu nhập chịu thuế của người lao động theo quy định.