Tóm tắt Công văn 2269/CT-TTHT năm 2017 về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 2269/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là cơ sở pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống chứng từ kế toán hợp lệ, hạn chế tối đa rủi ro bị xử phạt hoặc xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.

Các điều kiện cốt lõi để chi phí được tính vào chi phí được trừ

Theo nội dung hướng dẫn, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện nguyên tắc sau:

• Tính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh: Khoản chi thực tế phát sinh phải trực tiếp hoặc gián tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp.
• Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng hoặc các chứng từ, biên lai theo quy định).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế.

Hướng dẫn chi tiết đối với chi phí mua vé máy bay qua mạng cho người lao động

Một trong những nội dung trọng tâm thường được hướng dẫn tại các văn bản nghiệp vụ của Cục Thuế là việc xác định chi phí đối với trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác. Để khoản chi này được chấp nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ gồm:

• Vé máy bay điện tử (e-ticket) mang tên người lao động được cử đi công tác, thể hiện rõ thông tin hành trình và thông tin của doanh nghiệp.
• Thẻ lên máy bay (boarding pass) bản gốc hoặc bản điện tử để chứng minh người lao động thực tế có tham gia chuyến bay.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ của doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân thì phải được quy định rõ trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
• Quyết định cử đi công tác bằng văn bản do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký duyệt.

Lưu ý về các khoản chi không được trừ

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các khoản chi không đáp ứng một trong các điều kiện nêu trên, hoặc các khoản chi vượt định mức quy định (như chi trang phục bằng tiền mặt vượt quá 05 triệu đồng/người/năm, chi đóng góp quỹ hưu trí tự nguyện vượt mức quy định, hoặc các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế) sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.