Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp đã đưa vào sử dụng từ năm 2016 và dần dần ổn định góp phần hiện đại hóa công tác đăng ký, quản lý hộ tịch. Qua thực tiễn triển khai, căn cứ vào tổng hợp yêu cầu từ các Sở Tư pháp cũng như người sử dụng, Cục Công nghệ thông tin đã tiến hành bổ sung, nâng cấp một số chức năng tương ứng trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để tạo thuận tiện cho quá trình giải quyết thủ tục hành chính về hộ tịch.

Việc bổ sung, nâng cấp nhằm đáp ứng các yêu cầu về kết nối, cấp Số định danh cá nhân; một số quy định tại Thông tư số 04/2020/TT-BTP, Nghị định số 87/2020/NĐ-CP về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Hiện nay, việc bổ sung, nâng cấp nêu trên đã được thực hiện xong, ngày 30 tháng 5 năm 2022 sẽ được kích hoạt và đưa vào sử dụng chính thức, tài liệu hướng dẫn. Cục Công nghệ thông tin gửi các Sở Tư pháp “Tài liệu hướng dẫn” để biết và chỉ đạo công chức tư pháp - hộ tịch nghiên cứu, triển khai. (Chi tiết Tài liệu hướng dẫn xem Phụ lục đính kèm và được đăng tải trên Trang thông tin Hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Tư pháp, địa chỉ: https://hdnv.moj.gov.vn - Mục: Công nghệ thông tin/ Hướng dẫn triển khai, sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin).

Trong quá trình thực hiện, mọi vướng mắc về kỹ thuật, phần mềm vui lòng liên hệ trực tiếp với Bộ phận hỗ trợ phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp (Cục Công nghệ thông tin), email: hotich@moj.gov.vn, điện thoại: 1900-8888-24 (nhánh số 1), để được hỗ trợ, giải đáp.

Trân trọng cảm ơn./.

PHỤ LỤC

HƯỚNG DẪN MỘT SỐ CHỨC NĂNG TRÊN HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH
(Kèm theo Công văn số 237/CNTT-PM&CSDL ngày 25/05/2022 của Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp)

1. BỔ SUNG MỘT SỐ CHỨC NĂNG LIÊN QUAN ĐẾN CẤP SỐ ĐỊNH DANH CÁ NHÂN TRÊN PHẦN MỀM ĐĂNG KÝ KHAI SINH

1.1. Hướng dẫn Gán số định danh cá nhân (tất cả các cấp)

a) Mục đích:

Giúp cán bộ hộ tịch chủ động xử lý các vấn đề đã nêu tại Mục 2.4b, 2.5b của Phụ lục Công văn số 3160/BTP-CNTT ngày 13/9/2021 của Bộ Tư pháp hướng dẫn xử lý một số vướng mắc trong tiếp nhận số ĐDCN khi cập nhật dữ liệu khai sinh vào Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử (sau đây gọi tắt là Công văn số 3160) và các trường hợp bị khuyết số định danh cá nhân của người được khai sinh khác trên Phần mềm đăng ký khai sinh).

b) Hướng dẫn thao tác:

Có 2 cách để gán số định danh cá nhân vào hồ sơ khai sinh:

- Cách 1: Nhập tay (sẽ triển khai ngay sau ngày 30/5/2022).

Trên Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử → Bấm nút Chức năng chính → Danh sách đăng ký khai sinh → Tìm hồ sơ cần bổ sung số định danh → Bấm nút Xử lý của hồ sơ đó → Chọn Bổ sung số ĐDCN.

Sau khi cửa sổ “Bổ sung số ĐDCN” hiện lên → cán bộ hộ tịch điền thông tin số ĐDCN của hồ sơ và số CMTND của cán bộ hộ tịch rồi bấm nút Lưu.

- Cách 2: Tra cứu số định danh cá nhân trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (sẽ triển khai sau khi Bộ Công an cho phép khai thác dữ liệu với CSDL Quốc gia về dân cư):

● Trên Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử → Bấm nút Chức năng chính → Danh sách đăng ký khai sinh → Tìm hồ sơ cần bổ sung số định danh → Bấm nút Xử lý của hồ sơ đó → Chọn Gán số ĐDCN.

● Tại cửa sổ “Tìm kiếm nhanh thông tin công dân”, cán bộ nhập thông tin số định danh cá nhân để tìm kiếm công dân trong CSDL Dân cư → Bấm Tra cứu.

● Tại danh sách kết quả: Cán bộ chọn công dân trong danh sách được xác định là trùng với công dân đang bổ sung số định danh → Bấm Chọn → Hệ thống hiển thị “Thông báo cập nhật thành công” là hoàn thành.

1.2. Chức năng xác nhận thông tin khi cấp số định danh cá nhân (tất cả các cấp)

Đối với những hồ sơ khai sinh đang báo lỗi “Công dân có mã XXXXXXXX nghi trùng thông tin công dân đã cấp số XXXXXXXXXXX”, Phần mềm sẽ tự động tạo yêu cầu rà soát đối với các hồ sơ này.

a) Mục đích:

Giúp cán bộ hộ tịch chủ động xử lý các vấn đề đã nêu tại Mục 2.1a và 2.2b và 2.5b của Phụ lục Công văn số 3160.

b) Hướng dẫn thao tác:

- Trường hợp 1: Đối với những hồ sơ đang báo lỗi mà cán bộ hộ tịch đã biết được số ĐDCN được cảnh báo không phải là của người được khai sinh hoặc thuộc các trường hợp sinh đôi, sinh ba thì sẽ thực hiện như sau:

● Bước (1): Trên Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử → Bấm nút Chức năng chính → Danh sách đăng ký khai sinh → Tìm hồ sơ theo tiêu chí: Trạng thái rà soát: Chọn Yêu cầu rà soát hoặc thông tin của hồ sơ → Sau khi đã tìm thấy hồ sơ cần rà soát (hồ sơ đang báo lỗi) → Bấm nút Xử lý của hồ sơ đó→ Chọn Thông tin rà soát.

● Bước (2): Tại bảng Cập nhật kết quả rà soát:

Kết quả rà soát: Chọn “Không trùng/sai”.

Kết quả xử lý: Chọn “Xác nhận không trùng” hoặc “Xác nhận sinh đôi/Xác nhận sinh ba”.

Nội dung giải trình: Giải thích lý do. VD: Công an xã cung cấp thông tin về số định danh báo trùng là của người khác/Là trường hợp sinh đôi.

Bấm nút “Lưu và gửi” thì hồ sơ sẽ được Hệ thống cấp cho 1 số định danh cá nhân khác.

- Trường hợp 2: Đối với những hồ sơ đang báo lỗi mà cán bộ hộ tịch đã biết được số ĐDCN được cảnh báo đúng là của người được khai sinh thì sẽ thực hiện như sau:

Thực hiện tương tự như trường hợp 1, nhưng khác Bước (2) như sau:

Kết quả rà soát: Chọn “Không trùng/sai”.

Kết quả xử lý: Chọn “Xác nhận Số ĐDCN được cảnh báo là của người được khai sinh”.

Nội dung giải trình: Giải thích lý do. VD: Công an xã cung cấp thông tin về số định danh báo trùng đúng là của người được khai sinh.

Bấm nút “Lưu và gửi” thì hồ sơ sẽ được chuyển sang trạng thái Hoàn thành nhưng chưa có số định danh cá nhân. Tiếp theo, cán bộ sẽ phải thực hiện bổ sung số định danh cá nhân vào cho hồ sơ theo như hướng dẫn tại Mục 1.1.

2. ĐIỀU CHỈNH MỘT SỐ QUY TRÌNH TRÊN PHẦN MỀM ĐĂNG KÝ KHAI SINH

2.1. Điều chỉnh quy trình cập nhật thông tin đối với khai sinh (cấp xã, huyện)

a) Mục đích:

Hỗ trợ cán bộ hộ tịch thao tác in, sửa sai sót thông tin, cải chính, thay đổi, bổ sung, đề nghị hủy hồ sơ ngay cả đối với những hồ sơ khai sinh đang báo lỗi trên Phần mềm Đăng ký khai sinh.

Việc điều chỉnh này nhằm tách biệt hai quy trình: một là quy trình nhập hồ sơ và gửi đi để cấp số định danh cá nhân, hai là quy trình cấp số định danh cá nhân của Bộ Công an. Sau khi cán bộ hộ tịch thực hiện xong quy trình một là đã hoàn thành nhiệm vụ của mình, còn quy trình hai là do Bộ Công an chịu trách nhiệm. Do đó, đề nghị cán bộ hộ tịch rà soát kỹ trước khi thực hiện cập nhật thông tin.

b) Hướng dẫn thao tác:

Cán bộ vào thực hiện các thao tác trên đối với những hồ sơ khai sinh đang báo lỗi tương tự đối với những hồ sơ đã hoàn thành trên Phần mềm Đăng ký khai sinh.

2.2. Điều chỉnh quy trình sửa sai sót thông tin khai sinh (cấp xã, cấp huyện triển khai trước, cấp sở triển khai sau)

a) Mục đích:

Thực hiện theo quy trình mới thay đổi về sửa sai sót thông tin khai sinh tại Khoản b - Điều 12 của Thông tư 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến.

b) Hướng dẫn thao tác:

- Bước (1): Cán bộ hộ tịch cấp xã tạo yêu cầu sửa sai sót thông tin khai sinh:

● Trên Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử → Bấm nút Chức năng chính → Sửa chữa thông tin khai sinh →Tìm hồ sơ cần sửa → Bấm nút Xử lý của hồ sơ → Chọn Đề nghị sửa/cập nhật thông tin khai sinh.

● Cán bộ nhập thông tin đề nghị sửa chữa, có thể đính kèm file (nếu cần) và Bấm nút Gửi đề nghị cho cơ quan quản lý cấp trên. Hệ thống sẽ thông báo gửi thông tin thành công.

- Bước (2): Cán bộ hộ tịch cấp huyện vào phê duyệt/từ chối yêu cầu:

● Trên Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử → Bấm nút Chức năng chính → Tìm kiếm nâng cao → Chọn đơn vị quản lý trực thuộc → Tìm kiếm.

● Bấm nút Xử lý của hồ sơ có yêu cầu sửa → Chọn phê duyệt hoặc từ chối kèm lý do rồi Gửi lý do là hoàn thành.

3. BỔ SUNG CHỨC NĂNG MỚI TRÊN PHẦN MỀM HỘ TỊCH

3.1. Bổ sung chức năng Quản lý danh mục sổ hộ tịch (tất cả các cấp)

a) Mục đích:

Hỗ trợ cán bộ hộ tịch quản lý, theo dõi và thống kê dữ liệu trong sổ hộ tịch trên Phần mềm.

b) Hướng dẫn thao tác:

- Trường hợp 1: Đối với dữ liệu cập nhật sau ngày 30/5/2022:

● Bước (1): Tạo danh mục sổ hộ tịch trên phần mềm

Truy cập vào Hệ thống tại địa chỉ: https://hotichdientu.moj.gov.vn/      

Đăng nhập tài khoản, tại Trang chủ của Hệ thống:

Ở thanh công cụ Menu chức năng (bên tay trái màn hình), chọn Danh mục sổ hộ tịch → Chọn Danh sách sổ hộ tịch → Bấm nút Nhập mới (bên dưới danh sách) → Điền các thông tin về sổ hộ tịch (Lưu ý: số sổ viết tắt chính là thông tin sẽ thể hiện trong hồ sơ) → Bấm “Lưu”.

Sau khi tạo danh mục, cán bộ có thể sử dụng các tiện ích để chỉnh sửa hoặc xóa danh mục sổ.

● Bước (2): Lựa chọn số Quyển số khi thực hiện đăng ký

Khi cán bộ vào thao tác nhập hồ sơ mới trên phần mềm (bao gồm cả khai sinh, khai tử, kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân,…), tại trường thông tin về Quyển số, thay vì nhập tay như trước thì cán bộ sẽ chọn sổ trong danh mục sổ hộ tịch đã tạo ở Bước (1).

- Trường hợp 2: Đối với dữ liệu cập nhật trước ngày 30/5/2022:

Tạm thời, những dữ liệu này vẫn giữ nguyên định dạng của tiêu chí “Quyển số” là dạng văn bản như cũ. Chỉ khi có những thay đổi liên quan đến hồ sơ như sửa sai sót, cải chính, thay đổi, bổ sung,… được thao tác sau ngày 30/5/2022 thì cán bộ mới phải vào tạo sổ và chọn sổ như đối với Trường hợp 1 ở trên.

3.2. Bổ sung chức năng cấp bản sao trích lục hộ tịch trên phạm vi toàn quốc (tất cả các cấp)

a) Mục đích:

Hỗ trợ cán bộ hộ tịch tra cứu thông tin và tiến hành cấp bản sao trích lục hộ tịch cho toàn bộ các nghiệp vụ trên Phần mềm trong phạm vi toàn quốc (thao tác được với dữ liệu của các đơn vị khác).

b) Hướng dẫn thao tác:

Truy cập Phần mềm Hộ tịch điện tử tại địa chỉ:

https://hotichdientu.moj.gov.vn/,

Sau khi đăng nhập tài khoản, tại Trang chủ của Phần mềm, tại Menu Chức năng (bên phải) → Chọn Cấp bản sao trích lục hộ tịch → Vào sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch:

Để tra cứu thông tin dữ liệu hộ tịch trên toàn quốc, cán bộ hộ tịch chọn Loại trích lục → Bấm Chọn → Hiện lên cửa sổ “Xem/chọn thông tin…”

- Tích chọn “Tra cứu hồ sơ đơn vị mình” để tra cứu dữ liệu của đơn vị mình;

- Chọn “Tích chọn để tra cứu toàn quốc” để tra cứu dữ liệu của đơn vị khác.

4. BỔ SUNG MỘT SỐ TIỆN ÍCH

4.1. Đối với Phần mềm Đăng ký khai sinh:

a) Vào sổ đăng ký khai sinh:

- Bổ sung tiện ích tích chọn vào ô Đăng ký mới cho người đã có giấy tờ tùy thân (không cấp số định danh);

- Khôi phục tiện ích “Tìm kiếm nhanh” tại Phần ghi về người được khai sinh, mẹ, cha người được khai sinh, người đi đăng ký khai sinh;

- Bổ sung tiện ích tích chọn “Đã chết” vào Phần ghi về cha, mẹ người được đăng ký khai sinh.

b) Tại Danh sách đăng ký khai sinh:

Bổ sung thông tin trong tìm kiếm của Danh sách đăng ký khai sinh: Trạng thái rà soát; Trạng thái sử dụng số định danh.

4.2. Tiện ích chung cho toàn bộ các nghiệp vụ trên Phần mềm Hộ tịch

- Bổ sung thêm tiện ích Trả kết quả đăng ký hộ tịch cho hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của địa phương: Cho phép đính kèm bản kết quả điện tử có kèm theo chữ ký số;

- Phân loại tệp đính kèm gắn với dữ liệu hộ tịch;

- Cập nhật các thay đổi về biểu mẫu nuôi con nuôi trong nước theo Thông tư số 10/2020/TT-BTP ngày 28/12/2020 của Bộ Tư pháp ban hành, hướng dẫn việc ghi chép, sử dụng, quản lý và lưu trữ Sổ, mẫu giấy tờ, hồ sơ nuôi con nuôi;

- Lập yêu cầu hủy thông tin: chấm dứt giám hộ, ghi chú ly hôn, đăng ký nuôi con nuôi trong nước;

- Bổ sung thêm tiện ích Biên tập tại nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc.

4.3. Tại Phần mềm Quản lý hộ tịch tại https://quanlyhotich.moj.gov.vn/

Bổ sung tiện ích xuất dữ liệu ra file excel tại các danh sách thống kê động.