Tóm tắt Công văn 245/BXD-KTXD năm 2013 về chi phí lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất

Công văn 245/BXD-KTXD do Bộ Xây dựng ban hành nhằm giải đáp và hướng dẫn các đơn vị về việc xác định, quản lý chi phí lập hồ sơ yêu cầu cũng như chi phí đánh giá hồ sơ đề xuất trong quá trình lựa chọn nhà thầu đối với các dự án đầu tư xây dựng công trình. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các chủ đầu tư, ban quản lý dự án và nhà thầu tư vấn thực hiện đúng các quy định pháp luật về quản lý chi phí đầu tư xây dựng.

Nguyên tắc xác định chi phí lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất

Theo nội dung hướng dẫn từ Bộ Xây dựng, việc xác định chi phí cho công tác lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất cần tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi sau:

• Chi phí lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất được xác định bằng cách lập dự toán chi phí phù hợp với nội dung, phạm vi công việc cần thực hiện và các quy định hiện hành về quản lý chi phí dịch vụ tư vấn đầu tư xây dựng.
• Trường hợp đã có định mức tỷ lệ phần trăm (%) do cơ quan nhà nước có thẩm quyền công bố, chi phí này có thể được xác định theo định mức tỷ lệ phần trăm tương ứng với quy mô chi phí xây dựng hoặc chi phí thiết bị của gói thầu được duyệt.
• Việc quản lý, thanh toán và quyết toán các khoản chi phí này phải căn cứ vào nội dung hợp đồng tư vấn đã ký kết giữa chủ đầu tư và nhà thầu tư vấn, bảo đảm phù hợp với các quy định về quản lý hợp đồng trong hoạt động xây dựng.

Phương pháp lập dự toán chi phí chi tiết

Đối với các gói thầu chưa có định mức tỷ lệ phần trăm cụ thể hoặc có tính chất đặc thù, phức tạp, chi phí lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất được xác định bằng phương pháp lập dự toán chi tiết. Dự toán này bao gồm các khoản mục chi phí sau:

• Chi phí chuyên gia: Được xác định trên cơ sở số lượng chuyên gia cần thiết, thời gian làm việc của từng chuyên gia và mức tiền lương của chuyên gia theo quy định của pháp luật.
• Chi phí quản lý: Gồm các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành của đơn vị tư vấn thực hiện công việc.
• Chi phí khác: Chi phí văn phòng phẩm, thông tin liên lạc, in ấn tài liệu hồ sơ yêu cầu, chi phí đi lại và các khoản chi phí hợp lý khác phục vụ trực tiếp cho công tác lập và đánh giá hồ sơ.
• Thu nhập chịu thuế tính trước và Thuế giá trị gia tăng (VAT): Được tính toán theo các quy định hiện hành áp dụng cho hoạt động tư vấn đầu tư xây dựng.
• Chi phí dự phòng: Khoản chi phí dự phòng cho các yếu tố phát sinh ngoài dự kiến trong quá trình thực hiện công việc.

Thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện

Công văn cũng làm rõ trách nhiệm của các bên trong việc phê duyệt và áp dụng định mức chi phí:

• Chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức lập, thẩm định và phê duyệt dự toán chi phí lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất làm cơ sở để thương thảo, ký kết hợp đồng và thanh toán cho nhà thầu tư vấn.
• Việc áp dụng định mức và lập dự toán chi phí phải bảo đảm tính tiết kiệm, hiệu quả, tránh thất thoát lãng phí nguồn vốn đầu tư và phù hợp với mặt bằng giá cả thị trường tại thời điểm thực hiện gói thầu.