TỔNG QUAN VỀ CÔNG VĂN 260/VTLTNN-NVĐP

Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng, làm cơ sở pháp lý để các cơ quan, tổ chức xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ phù hợp với đặc thù hoạt động. Văn bản này chuẩn hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ từ khâu tiếp nhận, soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản cho đến khâu lưu trữ, bảo quản và khai thác tài liệu, bảo đảm tính thống nhất và hiệu quả trong công tác hành chính văn phòng.

CHƯƠNG I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Chương này thiết lập các nguyên tắc nền tảng, phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, tổ chức và các điều kiện bảo đảm cho hoạt động văn thư, lưu trữ.

• Phạm vi và đối tượng điều chỉnh (Điều 1): Quy chế điều chỉnh toàn bộ hoạt động văn thư và lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư bao gồm soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và quản lý, sử dụng con dấu. Công tác lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động.
• Trách nhiệm quản lý và thực hiện (Điều 2): Phân định rõ trách nhiệm của từng cấp. Người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm quản lý toàn diện; Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) trực tiếp giúp người đứng đầu chỉ đạo thực hiện; Thủ trưởng các đơn vị và từng cán bộ, công chức chịu trách nhiệm thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ được giao.
• Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ cơ quan (Điều 3): Quy định cụ thể về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ chuyên biệt của bộ phận văn thư cơ quan và bộ phận lưu trữ cơ quan nhằm bảo đảm tính chuyên nghiệp, thông suốt.
• Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ (Điều 4): Cán bộ làm công tác này phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn nghiệp vụ của các ngạch công chức ngành văn thư và lưu trữ theo quy định pháp luật.
• Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ (Điều 5): Người đứng đầu và Chánh Văn phòng có trách nhiệm bố trí nguồn kinh phí cần thiết để trang bị thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
• Bảo vệ bí mật nhà nước (Điều 6): Mọi hoạt động văn thư, lưu trữ phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

CHƯƠNG II: CÔNG TÁC VĂN THƯ

Đây là nội dung cốt lõi hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và quản lý con dấu.

1. Soạn thảo và ban hành văn bản

• Hình thức văn bản (Điều 7): Xác định rõ các loại văn bản cơ quan được phép ban hành bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường và văn bản chuyên ngành.
• Thể thức văn bản (Điều 8): Quy định tiêu chuẩn trình bày cho từng loại văn bản (quy phạm pháp luật, hành chính, chuyên ngành, văn bản đối ngoại). Kèm theo các phụ lục mẫu và bảng chữ viết tắt tên các đơn vị để thống nhất ký hiệu.
• Soạn thảo văn bản (Điều 9): Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Đối với văn bản hành chính, quy định rõ trách nhiệm của người đứng đầu, đơn vị và cá nhân chủ trì soạn thảo.
• Duyệt, sửa chữa bản thảo (Điều 10): Thiết lập quy trình chặt chẽ về việc duyệt bản thảo, sửa chữa và bổ sung các nội dung sau khi đã được duyệt.
• Đánh máy và nhân bản (Điều 11): Đưa ra các yêu cầu kỹ thuật, tính chính xác và bảo mật trong quá trình đánh máy, nhân bản văn bản.
• Kiểm tra văn bản trước khi ký (Điều 12): Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì chịu trách nhiệm về nội dung; Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
• Ký văn bản (Điều 13): Quy định thẩm quyền ký (ký thay mặt - TM., ký thay - KT., ký thừa ủy quyền - TUQ., ký thừa lệnh - TL.); trách nhiệm về số lượng bản ký trực tiếp, bản phát hành; quy định loại bút và màu mực ký.
• Bản sao văn bản (Điều 14): Xác định các hình thức sao (sao y bản chính, trích sao, sao lục), thể thức bản sao và giá trị pháp lý của bản sao có dấu hoặc không có dấu.

2. Quản lý văn bản đến và văn bản đi

• Trình tự quản lý văn bản đến (Điều 15, 16, 17, 18): Toàn bộ văn bản đến (kể cả đơn thư cá nhân) phải qua các bước: Tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký sổ/cơ sở dữ liệu; Trình và chuyển giao kịp thời (quy định rõ thời hạn khẩn/thường, bảo mật, ký nhận); Giải quyết và đôn đốc (trách nhiệm chỉ đạo của lãnh đạo, trách nhiệm giải quyết của đơn vị/cá nhân, vai trò đôn đốc của Chánh Văn phòng và thời hạn giải quyết).
• Trình tự quản lý văn bản đi (Điều 19, 20, 21): Văn bản đi phải được kiểm tra thể thức, ghi số, ký hiệu, ngày tháng; đóng dấu cơ quan và dấu độ khẩn/mật; đăng ký; chuyển phát (đúng thời hạn, cho phép gửi Fax/mạng trước gửi bản chính sau nếu cần nhanh); lưu văn bản (quy định số lượng, nơi lưu, yêu cầu tập lưu và chất lượng giấy/mực đối với văn bản quy phạm pháp luật).

3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu

• Lập hồ sơ hiện hành (Điều 22): Định nghĩa rõ khái niệm hồ sơ, nội dung công việc lập hồ sơ và các yêu cầu chất lượng đối với hồ sơ được lập.
• Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (Điều 23): Quy định trách nhiệm giao nộp của đơn vị/cá nhân; thời hạn giao nộp cụ thể cho từng loại tài liệu (hành chính, khoa học kỹ thuật, xây dựng cơ bản, tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình) và thủ tục giao nhận.
• Trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ (Điều 24): Phân định rõ vai trò của người đứng đầu, Chánh Văn phòng, thủ trưởng đơn vị, từng cá nhân và bộ phận lưu trữ hiện hành trong việc lập và nộp lưu hồ sơ.

4. Quản lý và sử dụng con dấu

• Quản lý con dấu (Điều 25): Quy định người giữ dấu, chế độ bảo quản an toàn trong và ngoài giờ hành chính, trách nhiệm của nhân viên văn thư.
• Đóng dấu (Điều 26): Hướng dẫn kỹ thuật đóng dấu lên bản chính, đóng lên chữ ký, đóng dấu phụ lục, đóng dấu giáp lai và dấu nổi.

CHƯƠNG III: CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Chương này hướng dẫn các nghiệp vụ lưu trữ chuyên sâu nhằm bảo vệ an toàn và phát huy giá trị của tài liệu.

• Thu thập tài liệu (Điều 27): Xác định trách nhiệm hàng năm của lưu trữ cơ quan trong việc thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quan.
• Xác định giá trị tài liệu (Điều 29): Quy định yêu cầu xác định giá trị tài liệu và trách nhiệm xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.
• Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Điều 30): Quy định rõ nhiệm vụ, thành phần cấu thành và phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan.
• Tiêu hủy tài liệu hết giá trị (Điều 31): Quy định thẩm quyền thẩm tra tài liệu tiêu hủy (của cơ quan trực thuộc hoặc cơ quan cấp trên), thẩm quyền quyết định tiêu hủy của người đứng đầu, cùng thủ tục và hồ sơ tiêu hủy nghiêm ngặt.
• Nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (Điều 32): Áp dụng đối với các cơ quan thuộc diện nộp lưu; quy định rõ trách nhiệm của lưu trữ cơ quan và thời hạn giao nộp các loại tài liệu vào lưu trữ lịch sử.