Tóm tắt Công văn 26992/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng mẫu hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang

Công văn 26992/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc và điều kiện áp dụng đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng mẫu hóa đơn điện tử có số lượng hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn 01 trang. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các tổ chức, cá nhân kinh doanh thực hiện đúng quy định về hóa đơn điện tử khi thể hiện trên phương tiện điện tử hoặc chuyển đổi sang chứng từ giấy.

Nguyên tắc hiển thị và in hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang

Theo hướng dẫn của Cục Thuế TP. Hà Nội, trường hợp doanh nghiệp phát sinh lượng hàng hóa, dịch vụ lớn dẫn đến việc thể hiện hóa đơn điện tử vượt quá 01 trang, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện kỹ thuật và pháp lý sau:

• Đồng nhất thông tin nhận diện: Các trang sau của hóa đơn điện tử phải hiển thị cùng số hóa đơn, cùng ký hiệu hóa đơn, cùng mẫu hóa đơn và cùng thông tin người bán, người mua như trang thứ nhất.
• Đánh số trang liên tục: Trên mỗi trang hóa đơn phải thể hiện rõ chỉ số trang bằng tiếng Việt, ví dụ: "Trang 1/2", "Trang 2/2",... để đảm bảo tính liên tục, toàn vẹn và tránh việc thất lạc thông tin giữa các trang.
• Ghi chú tiếp nối rõ ràng: Phần cuối của trang trước phải có ghi chú chỉ rõ nội dung được tiếp tục ở trang sau (ví dụ: "tiếp theo trang trước - xem trang sau") và trang sau phải có ghi chú tiếp nối trang trước để người xem dễ dàng theo dõi.
• Chữ ký và đóng dấu hợp lệ: Chữ ký điện tử của người bán, chữ ký của người mua (nếu có), dấu của đơn vị (nếu có) phải được thể hiện đầy đủ theo đúng quy định pháp luật về hóa đơn điện tử.

Căn cứ pháp lý áp dụng

Công văn 26992/CT-TTHT được xây dựng dựa trên các căn cứ pháp lý cốt lõi sau:

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC: Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Luật Giao dịch điện tử: Quy định về giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu và chứng từ điện tử trong hoạt động thương mại.
• Các văn bản hướng dẫn liên quan: Quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hoặc phục vụ công tác lưu trữ chứng từ kế toán.

Lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi áp dụng

Để tránh các rủi ro pháp lý và sai sót trong quá trình khai thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Không được tự ý tách một giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ thành nhiều hóa đơn độc lập khác nhau nếu không phù hợp với thực tế hợp đồng và quy định pháp luật nhằm mục đích lách luật hoặc chia nhỏ giá trị thanh toán.
• Hóa đơn điện tử nhiều trang khi hiển thị trên màn hình máy tính hoặc khi in ra giấy phải đảm bảo tính trực quan, dễ đọc, không được sửa xóa và không làm thay đổi cấu trúc dữ liệu gốc đã ký số.
• Doanh nghiệp cần chủ động phối hợp với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để thiết lập định dạng mẫu hóa đơn nhiều trang đúng chuẩn kỹ thuật theo hướng dẫn của cơ quan thuế trước khi phát hành và sử dụng.