Công văn 2859/TCT-VP được Tổng cục Thuế ban hành năm 2013 nhằm hướng dẫn chi tiết về công tác lưu trữ và thanh hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan thuế. Đây là văn bản chỉ đạo nghiệp vụ quan trọng giúp các đơn vị trong ngành thuế thực hiện thống nhất, đúng quy định pháp luật về lưu trữ, tránh tình trạng tích tụ tài liệu quá hạn gây lãng phí diện tích kho tàng và bảo đảm an toàn thông tin tài liệu.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc hệ thống Tổng cục Thuế từ trung ương đến địa phương, bao gồm các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã. Đối tượng chịu sự điều chỉnh trực tiếp là công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ và các bộ phận chuyên môn có liên quan đến việc quản lý, bảo quản và xử lý hồ sơ, tài liệu.

Nội dung cốt lõi về công tác lưu trữ và thanh hủy tài liệu

Công văn tập trung hướng dẫn các nhiệm vụ trọng tâm nhằm chuẩn hóa quy trình quản lý tài liệu lưu trữ như sau:

• Công tác rà soát, phân loại tài liệu: Các cơ quan thuế phải tiến hành rà soát thường xuyên các phông tài liệu đang lưu trữ tại kho. Thực hiện phân loại chính xác giữa tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu còn hạn bảo quản và tài liệu đã hết giá trị thực tiễn cũng như pháp lý để đưa vào diện thanh lý.
• Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Khi thực hiện thanh hủy tài liệu, thủ trưởng cơ quan thuế phải quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ thẩm tra danh mục tài liệu hết giá trị, bảo đảm không hủy nhầm các tài liệu còn giá trị lịch sử hoặc thực tiễn đối với hoạt động quản lý thuế.
• Quy trình và thủ tục thanh hủy tài liệu: Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình pháp luật. Sau khi Hội đồng thẩm định thông qua, cơ quan thuế phải lập hồ sơ đề nghị và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết định tiêu hủy. Quá trình tiêu hủy thực tế phải bảo đảm hủy hết thông tin và có biên bản xác nhận của các bên liên quan.
• Bảo mật thông tin trong quá trình tiêu hủy: Công tác thanh hủy tài liệu phải được thực hiện an toàn, bảo mật tuyệt đối thông tin của ngành thuế và người nộp thuế. Nghiêm cấm việc tự ý bán, phân tán hoặc để thất thoát tài liệu ra bên ngoài khi chưa thực hiện đầy đủ thủ tục tiêu hủy theo quy định.
• Lập và lưu trữ hồ sơ tiêu hủy tài liệu: Toàn bộ hồ sơ về việc thanh hủy tài liệu (bao gồm quyết định thành lập hội đồng, danh mục tài liệu tiêu hủy, biên bản bàn giao tài liệu, biên bản tiêu hủy) phải được lập thành hồ sơ riêng và lưu trữ tại cơ quan thuế tối thiểu 20 năm kể từ ngày tiêu hủy.

Hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện

Công văn 2859/TCT-VP có hiệu lực áp dụng ngay sau khi ban hành. Tổng cục Thuế yêu cầu Cục trưởng Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm phổ biến, chỉ đạo và giám sát chặt chẽ việc thực hiện các nội dung hướng dẫn tại văn bản này, bảo đảm công tác lưu trữ tại địa phương đi vào nề nếp và đúng quy định của Nhà nước.