Tóm tắt Công văn 2871/TCT-CNTT năm 2010 hướng dẫn xử lý trùng chứng minh thư trong triển khai đăng ký thuế cho cá nhân

Công văn 2871/TCT-CNTT do Tổng cục Thuế ban hành nhằm tháo gỡ các vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai đăng ký thuế thu nhập cá nhân (TNCN), đặc biệt là việc xử lý các trường hợp trùng số Chứng minh nhân dân (CMND) trên hệ thống ứng dụng đăng ký thuế của ngành Thuế.

Các nguyên nhân chính dẫn đến hiện tượng trùng số CMND

Theo đánh giá và hướng dẫn của Tổng cục Thuế, hiện tượng trùng số CMND khi đăng ký mã số thuế (MST) cho cá nhân thường xuất phát từ ba nhóm nguyên nhân chủ yếu sau:

• Sai sót trong quá trình nhập liệu: Người nộp thuế kê khai sai thông tin trên tờ khai đăng ký thuế hoặc cán bộ thuế thao tác nhập sai số CMND vào hệ thống ứng dụng.
• Trùng lặp thực tế do cơ quan công an cấp: Do lịch sử cấp phát CMND tại một số địa phương dẫn đến việc hai cá nhân khác nhau ở các tỉnh, thành phố khác nhau (hoặc trong cùng địa bàn) được cấp cùng một số CMND.
• Sử dụng trái phép thông tin cá nhân: Cá nhân sử dụng thông tin CMND của người khác để đăng ký thuế, hoặc tổ chức chi trả thu nhập tự ý lấy thông tin CMND của cá nhân để khai khống chi phí tiền lương, tiền công.

Quy trình và biện pháp xử lý trùng số CMND của cơ quan Thuế

Để giải quyết triệt để tình trạng trùng số CMND và đảm bảo quyền lợi cho người nộp thuế, Tổng cục Thuế hướng dẫn các Cục Thuế và Chi cục Thuế thực hiện kiểm tra, đối chiếu và xử lý theo các bước cụ thể:

• Trường hợp trùng do lỗi nhập liệu: Cơ quan thuế thực hiện tra cứu lại hồ sơ gốc (bản sao CMND kèm theo tờ khai đăng ký thuế của người nộp thuế). Nếu phát hiện sai sót do nhập liệu của cán bộ thuế hoặc người nộp thuế, cán bộ thuế thực hiện điều chỉnh lại thông tin số CMND cho đúng với thực tế trên hệ thống ứng dụng đăng ký thuế.
• Trường hợp trùng số CMND thực tế (do cơ quan công an cấp trùng): Nếu qua xác minh, cả hai cá nhân đều có CMND hợp pháp và trùng số nhau, cơ quan thuế vẫn thực hiện cấp mã số thuế riêng cho từng cá nhân. Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế của ngành Thuế hỗ trợ chức năng cho phép phê duyệt các trường hợp trùng CMND thực tế này để cấp MST bình thường.
• Trường hợp trùng do cá nhân khác sử dụng thông tin: Cơ quan thuế nơi tiếp nhận hồ sơ mới cần liên hệ với cơ quan thuế nơi đã cấp MST trước đó để phối hợp xác minh thông tin người nộp thuế. Nếu xác định có sự gian lận hoặc sử dụng sai thông tin, cơ quan thuế sẽ thực hiện điều chỉnh thông tin của người bị sai và cấp MST cho người nộp thuế hợp pháp.

Trách nhiệm triển khai và phối hợp của cơ quan Thuế các cấp

Để đảm bảo tiến độ và tính chính xác của dữ liệu đăng ký thuế cá nhân, Tổng cục Thuế yêu cầu:

• Bộ phận Công nghệ thông tin: Đảm bảo vận hành thông suốt ứng dụng đăng ký thuế, hỗ trợ kỹ thuật kịp thời cho các Chi cục Thuế trong việc phê duyệt các trường hợp trùng CMND đã được xác minh là đúng thực tế.
• Bộ phận Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế: Hướng dẫn người nộp thuế cung cấp đầy đủ, chính xác bản sao CMND để làm cơ sở đối chiếu khi có tranh chấp hoặc trùng lặp thông tin.
• Sự phối hợp giữa các cơ quan thuế địa phương: Khi phát hiện trùng thông tin giữa hai địa bàn khác nhau, các Cục Thuế/Chi cục Thuế phải chủ động liên hệ, gửi yêu cầu xác minh và phản hồi nhanh chóng trong thời hạn quy định để không làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người nộp thuế.