Giới thiệu về Công văn 2916/VPCP-KSTT năm 2022

Công văn 2916/VPCP-KSTT được Văn phòng Chính phủ ban hành nhằm hướng dẫn các bộ, ngành, địa phương thực hiện việc kết nối, tích hợp, chia sẻ tài liệu số hóa và kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm thúc đẩy tiến trình chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số, giúp tối ưu hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính và giảm thiểu phiền hà cho người dân, doanh nghiệp.

Mục tiêu và phạm vi áp dụng của hướng dẫn

• Thống nhất quy trình kết nối, tích hợp dữ liệu giữa Cổng Dịch vụ công quốc gia với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.
• Đảm bảo việc chia sẻ, tái sử dụng dữ liệu đã được số hóa một cách thông suốt, an toàn và bảo mật thông tin theo đúng quy định của pháp luật.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp không phải nộp lại các giấy tờ, tài liệu đã được cơ quan nhà nước số hóa và lưu trữ trong kho dữ liệu điện tử cá nhân, tổ chức.

Nội dung cốt lõi về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Công văn hướng dẫn chi tiết các bước và yêu cầu kỹ thuật trong quá trình số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, bao gồm:

• Quy trình số hóa đầu vào: Tiếp nhận, kiểm tra thông tin, quét (scan) hồ sơ giấy sang định dạng điện tử, ký số và chuyển vào hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
• Số hóa kết quả giải quyết: Các cơ quan có thẩm quyền phải cấp kết quả giải quyết thủ tục hành chính bằng bản điện tử có giá trị pháp lý như bản giấy, đồng thời lưu trữ vào Kho quản lý dữ liệu điện tử.
• Tiêu chuẩn dữ liệu số hóa: Đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác, có cấu trúc dữ liệu rõ ràng và tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về định dạng tệp tin, chữ ký số theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Yêu cầu kết nối, tích hợp và chia sẻ tài liệu số hóa

Để đảm bảo tính đồng bộ và liên thông dữ liệu trên quy mô toàn quốc, Văn phòng Chính phủ đưa ra các yêu cầu kỹ thuật cụ thể:

• Kết nối với Cổng Dịch vụ công quốc gia: Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh phải hoàn thành việc kết nối, tích hợp với Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
• Cơ chế chia sẻ dữ liệu: Việc chia sẻ tài liệu số hóa giữa các cơ quan nhà nước phải được thực hiện thông qua Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia (NDXP) hoặc Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu cấp bộ, cấp tỉnh (LGSP).
• Tái sử dụng tài liệu: Khi người dân, doanh nghiệp thực hiện thủ tục hành chính, hệ thống phải tự động kiểm tra, truy xuất các tài liệu đã được số hóa trong kho dữ liệu để điền tự động vào các biểu mẫu điện tử, giảm thiểu việc yêu cầu cung cấp lại giấy tờ giấy.

Quản lý và vận hành Kho dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân

• Mỗi cá nhân, tổ chức khi đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh sẽ được cấp một Kho quản lý dữ liệu điện tử riêng biệt.
• Kho dữ liệu này có chức năng lưu trữ vĩnh viễn hoặc có thời hạn các giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa hợp lệ.
• Người dân, tổ chức có toàn quyền quản lý, sử dụng và chia sẻ các tài liệu trong kho dữ liệu của mình để thực hiện các giao dịch hành chính trực tuyến khác.

Trách nhiệm triển khai của các cơ quan, đơn vị liên quan

Văn phòng Chính phủ yêu cầu các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tập trung thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Nâng cấp hệ thống hạ tầng kỹ thuật: Chủ động rà soát, nâng cấp Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính đáp ứng các yêu cầu kết nối, tích hợp và chia sẻ dữ liệu theo hướng dẫn.
• Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin: Áp dụng các biện pháp kỹ thuật tối ưu để bảo vệ dữ liệu cá nhân, bí mật nhà nước trong quá trình truyền tải, lưu trữ và chia sẻ tài liệu số hóa.
• Đào tạo và hướng dẫn nghiệp vụ: Tổ chức tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức tại bộ phận một cửa các cấp về quy trình số hóa, ký số và khai thác dữ liệu điện tử.
• Báo cáo tình hình thực hiện: Định kỳ tổng hợp, báo cáo kết quả triển khai kết nối, tích hợp và chia sẻ tài liệu số hóa về Văn phòng Chính phủ để tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ.