Tổng quan về Công văn 2929/TCT-CS

Công văn 2929/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế liên quan đến việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với khoản chi phí tiền thuê nhà ở cho nhân viên do doanh nghiệp chi trả. Văn bản này giúp làm rõ các điều kiện pháp lý để doanh nghiệp thực hiện đúng quyền lợi khấu trừ thuế GTGT đầu vào, đồng thời hạch toán chính xác chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT tiền thuê nhà cho người lao động

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, để doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với khoản tiền thuê nhà chi trả thay cho người lao động (bao gồm cả lao động trong nước và chuyên gia nước ngoài), cần phải đáp ứng đồng thời các điều kiện chặt chẽ sau:

• Chủ thể ký hợp đồng thuê nhà: Doanh nghiệp phải là đơn vị trực tiếp ký kết hợp đồng thuê nhà với bên cho thuê (chủ nhà là cá nhân hoặc tổ chức). Nếu người lao động tự ký hợp đồng thuê nhà và doanh nghiệp chỉ thanh toán lại tiền, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn này.
• Quy định trong quy chế nội bộ: Khoản chi phí tiền thuê nhà ở cho nhân viên phải được quy định cụ thể, rõ ràng trong một trong các văn bản pháp lý của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, hoặc Quy chế tài chính của công ty.
• Hóa đơn và chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT hợp pháp từ bên cho thuê nhà. Trường hợp thuê nhà của cá nhân, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế thay cho cá nhân (nếu hợp đồng thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay) để có bộ chứng từ hợp lệ.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn thuê nhà có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng bằng tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản của bên cho thuê.

Mối liên hệ với chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Công văn 2929/TCT-CS cũng làm rõ mối quan hệ mật thiết giữa điều kiện khấu trừ thuế GTGT và việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với khoản chi này:

• Khoản chi phí thuê nhà cho nhân viên được coi là khoản chi có tính chất tiền lương, tiền công hoặc phúc lợi bằng hiện vật cho người lao động. Do đó, khi đáp ứng đầy đủ các hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và được quy định cụ thể trong quy chế lao động, doanh nghiệp được tính khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần chi phí thuê nhà được trừ này sẽ được kê khai, khấu trừ toàn bộ theo quy định tại Thông tư số 219/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý và tránh bị cơ quan thuế xuất toán chi phí hoặc từ chối khấu trừ thuế khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Hồ sơ đối với lao động nước ngoài: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh việc điều động, bổ nhiệm công tác tại Việt Nam, giấy phép lao động (work permit) và các văn bản thỏa thuận thể hiện rõ nghĩa vụ cung cấp nhà ở của doanh nghiệp đối với nhân sự đó.
• Tránh nhầm lẫn hình thức chi trả: Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa việc "chi trả hộ tiền thuê nhà" (doanh nghiệp ký hợp đồng trực tiếp) và việc "hỗ trợ phụ cấp nhà ở bằng tiền mặt" (cộng trực tiếp vào lương để người lao động tự thuê). Chỉ có hình thức doanh nghiệp trực tiếp ký hợp đồng và nhận hóa đơn mới thuộc đối tượng được xem xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hướng dẫn tại công văn này.