Giới thiệu về Công văn 29617/CTHN-TTHT năm 2023

Công văn 29617/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2023 hướng dẫn về hồ sơ, thủ tục và các điều kiện cần thiết để xác định khoản chi phí lãi vay ngân hàng được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật thuế, tối ưu hóa chi phí hợp lệ và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý khi quyết toán thuế.

Các điều kiện để chi phí lãi vay ngân hàng được tính vào chi phí được trừ

Để khoản chi phí lãi vay ngân hàng được ghi nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện cốt lõi sau:

• Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh: Khoản tiền vay từ ngân hàng phải được chứng minh là sử dụng trực tiếp, thực tế và hợp pháp cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra doanh thu chịu thuế của doanh nghiệp.
• Đã hoàn thành góp đủ vốn điều lệ: Doanh nghiệp phải hoàn thành việc góp đủ vốn điều lệ theo tiến độ đã cam kết ghi trên giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc điều lệ công ty. Trường hợp doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ theo tiến độ, chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu sẽ bị loại, không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
• Tuân thủ quy định về giao dịch liên kết (nếu có): Trường hợp doanh nghiệp có phát sinh giao dịch liên kết, tổng chi phí lãi vay được trừ sau khi trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay sẽ bị khống chế theo tỷ lệ quy định tại Nghị định số 132/2020/NĐ-CP (không vượt quá 30% tổng EBITDA).

Thành phần hồ sơ xác định khoản chi phí lãi vay ngân hàng

Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, bộ hồ sơ đầy đủ để chứng minh và bảo vệ tính hợp lý của chi phí lãi vay bao gồm các tài liệu sau:

• Hợp đồng tín dụng hoặc Hợp đồng vay vốn: Văn bản thỏa thuận ký kết giữa doanh nghiệp và ngân hàng thương mại, trong đó thể hiện rõ các thông tin về mục đích vay vốn, số tiền vay, lãi suất vay, thời hạn vay, phương thức giải ngân và phương thức thanh toán nợ gốc, lãi vay.
• Chứng từ giải ngân của ngân hàng: Các chứng từ, giấy báo Có của ngân hàng chứng minh nguồn vốn vay đã được giải ngân thực tế vào tài khoản của doanh nghiệp hoặc thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp theo thỏa thuận.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán tiền lãi vay và gốc vay thông qua các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng) để đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch theo quy định hiện hành.
• Hóa đơn, chứng từ thu tiền lãi vay: Các chứng từ khấu trừ tiền lãi từ tài khoản thanh toán của doanh nghiệp hoặc phiếu thu, hóa đơn dịch vụ do ngân hàng cung cấp đối với khoản lãi vay đã phát sinh và được thanh toán trong kỳ.
• Sổ sách kế toán và tài liệu chứng minh mục đích sử dụng vốn: Các chứng từ kế toán, hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn mua sắm tài sản cố định, hoặc chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp bằng nguồn vốn vay nhằm chứng minh dòng tiền vay được sử dụng đúng mục đích sản xuất kinh doanh.

Một số lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi hạch toán chi phí lãi vay

Cục Thuế thành phố Hà Nội khuyến nghị doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các nội dung sau để tránh bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra:

• Doanh nghiệp cần chủ động rà soát tiến độ góp vốn điều lệ của các thành viên góp vốn hoặc cổ đông trước khi thực hiện ký kết các hợp đồng vay vốn ngân hàng.
• Việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến khoản vay phải được thực hiện một cách khoa học, rõ ràng, đảm bảo tính liên tục và sẵn sàng cung cấp đầy đủ khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan thuế.
• Đối với các khoản vay phục vụ cho việc đầu tư xây dựng cơ bản để hình thành tài sản cố định, chi phí lãi vay phát sinh trong quá trình đầu tư phải được vốn hóa vào giá trị tài sản cố định theo quy định của chuẩn mực kế toán, không được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.