Giới thiệu về Công văn 3013/TCT-CS năm 2013

Công văn 3013/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương thống nhất phương án xử lý, xác định đúng đối tượng chịu trách nhiệm và áp dụng mức phạt phù hợp khi xảy ra sự cố mất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).

- Quy định xử phạt hành vi làm mất hóa đơn

• Xử phạt đối với bên bán (người bán): Trường hợp người bán làm mất hóa đơn đã lập (liên 2 giao cho khách hàng) nhưng chưa giao cho người mua, hoặc đã giao nhưng phát hiện mất trước khi người mua nhận được, sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi làm mất hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn.
• Xử phạt đối với bên mua (người mua): Trường hợp người mua làm mất hóa đơn liên 2 (hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ) để làm chứng từ kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt được áp dụng theo khung phạt tiền quy định đối với hành vi không lưu trữ, bảo quản hóa đơn theo quy định pháp luật về kế toán và thuế.
• Trường hợp mất hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn: Nếu việc mất hóa đơn xảy ra do các nguyên nhân bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất ngờ khác có xác nhận của cơ quan chức năng có thẩm quyền, doanh nghiệp có thể được xem xét miễn giảm trách nhiệm xử phạt hành chính.

- Thủ tục xử lý và khắc phục khi mất hóa đơn liên 2

• Lập biên bản ghi nhận sự việc: Khi phát hiện mất hóa đơn liên 2, người bán và người mua phải tiến hành lập biên bản ghi nhận sự việc. Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán đã khai, nộp thuế vào tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật của hai bên.
• Sao chụp và xác nhận hóa đơn: Người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn bị mất, ký tên, đóng dấu xác nhận trên bản sao chụp đó và giao cho người mua. Người mua được phép sử dụng bản sao chụp liên 1 có xác nhận này để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế GTGT đầu vào.
• Báo cáo cơ quan thuế: Doanh nghiệp làm mất hóa đơn phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn (Mẫu số BC21/AC) gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định để tránh bị xử phạt thêm về hành vi chậm nộp báo cáo mất hóa đơn.

- Nguyên tắc xác định hành vi vi phạm và mức xử phạt

• Xác định hành vi vi phạm: Việc xử phạt phải căn cứ vào hành vi thực tế, đối tượng làm mất (bên bán hay bên mua) và thời điểm phát hiện mất hóa đơn để áp dụng đúng văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đó.
• Áp dụng tình tiết giảm nhẹ: Nếu doanh nghiệp tự phát hiện, chủ động khai báo và khắc phục hậu quả trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thì có thể được áp dụng các tình tiết giảm nhẹ theo quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính.
• Tránh xử phạt trùng lặp: Công văn cũng lưu ý cơ quan thuế địa phương không thực hiện xử phạt trùng lặp đối với cùng một hành vi vi phạm nếu hành vi đó đã bị xử lý bởi một quyết định xử phạt khác có hiệu lực pháp luật.