Công văn 3116/BXD-QLN năm 2020 do Bộ Xây dựng ban hành nhằm giải đáp các phản ánh, kiến nghị của công dân và tổ chức liên quan đến công tác quản lý, vận hành và sử dụng nhà chung cư. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp tháo gỡ các vướng mắc pháp lý thực tế giữa Chủ đầu tư, Ban quản trị và cư dân.

Phân định diện tích sở hữu chung và sở hữu riêng trong nhà chung cư

Bộ Xây dựng hướng dẫn việc xác định ranh giới tài sản và quyền sở hữu trong nhà chung cư phải căn cứ nghiêm ngặt vào hồ sơ dự án đã được phê duyệt và các thỏa thuận trong hợp đồng mua bán căn hộ:

• Sở hữu riêng: Là phần diện tích bên trong căn hộ, diện tích khác trong nhà chung cư được công nhận là sở hữu riêng của chủ sở hữu căn hộ và các thiết bị sử dụng riêng biệt trong căn hộ hoặc phần diện tích riêng đó.
• Sở hữu chung: Bao gồm phần diện tích còn lại của nhà chung cư ngoài phần diện tích thuộc sở hữu riêng; không gian và hệ thống kết cấu chịu lực, trang thiết bị kỹ thuật dùng chung (như khung, cột, tường bao, hành lang, lối đi, cầu thang, đường thoát hiểm, hộp kỹ thuật, hệ thống cấp điện, nước, ga, thông tin liên lạc).
• Khu vực để xe: Việc xác định quyền sở hữu đối với chỗ để xe hai bánh, xe cho người khuyết tật và chỗ để xe ô tô phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật về nhà ở và nội dung thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng mua bán căn hộ.

Quản lý, bàn giao và sử dụng kinh phí bảo trì 2%

Công văn đưa ra các chỉ dẫn cụ thể nhằm giải quyết các tranh chấp phổ biến liên quan đến quỹ bảo trì phần sở hữu chung:

• Trách nhiệm bàn giao của Chủ đầu tư: Sau khi Ban quản trị nhà chung cư được thành lập và có văn bản yêu cầu bàn giao, Chủ đầu tư có nghĩa vụ phối hợp quyết toán số liệu và bàn giao đầy đủ kinh phí bảo trì (bao gồm cả tiền gốc và lãi phát sinh) sang tài khoản do Ban quản trị quản lý theo đúng thời hạn quy định.
• Nguyên tắc sử dụng của Ban quản trị: Kinh phí bảo trì chỉ được sử dụng để bảo trì các phần sở hữu chung của nhà chung cư, không được sử dụng cho việc quản lý vận hành hoặc các mục đích khác. Mọi khoản chi tiêu phải có kế hoạch được Hội nghị nhà chung cư thông qua và phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ tài chính hợp lệ.
• Chế tài xử lý vi phạm: Nếu Chủ đầu tư cố tình không bàn giao hoặc bàn giao không đầy đủ kinh phí bảo trì, Ban quản trị có quyền đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện cưỡng chế thu hồi tài khoản kinh phí bảo trì để chuyển giao theo quy định pháp luật.

Địa vị pháp lý và quy chế hoạt động của Ban quản trị

Văn bản làm rõ mô hình tổ chức và nguyên tắc hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư để tránh sự chồng chéo quyền lực:

• Tư cách pháp nhân: Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được tổ chức và hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần hoặc Ban đại diện của hợp tác xã, có tư cách pháp nhân, có con dấu và được mở tài khoản để hoạt động.
• Cơ chế biểu quyết: Các quyết định của Ban quản trị về quản lý, sử dụng nhà chung cư phải tuân thủ quy chế hoạt động đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua, bảo đảm tính dân chủ, công khai và minh bạch.
• Trách nhiệm giải trình: Ban quản trị có nghĩa vụ báo cáo định kỳ trước Hội nghị nhà chung cư về tình hình hoạt động, các khoản thu chi tài chính và tiếp thu ý kiến đóng góp của cư dân để nâng cao chất lượng quản lý.

Xác định giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

Bộ Xây dựng hướng dẫn phương thức xây dựng và áp dụng giá dịch vụ quản lý vận hành nhằm bảo đảm quyền lợi cho các bên:

• Cơ sở tính giá dịch vụ: Giá dịch vụ quản lý vận hành phải được cấu thành từ các chi phí thực tế, hợp lý, có lợi nhuận định mức hợp lý và không được vượt quá khung giá dịch vụ do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
• Thẩm quyền quyết định: Mức giá dịch vụ quản lý vận hành phải được Hội nghị nhà chung cư thông qua bằng hình thức biểu quyết. Đối với nhà chung cư chưa tổ chức được Hội nghị nhà chung cư lần đầu, giá dịch vụ được thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán căn hộ.