Giới thiệu về Công văn 3140/CT-TTHT năm 2017

Công văn 3140/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế đối với tài sản cố định (TSCĐ) khi đưa vào trạng thái sẵn sàng sử dụng nhưng chưa thực tế đưa vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Văn bản này giúp doanh nghiệp làm rõ các quy định về trích khấu hao và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Quy định về trích khấu hao tài sản cố định sẵn sàng sử dụng

Theo hướng dẫn tại Công văn và các quy định pháp luật liên quan về quản lý, trích khấu hao tài sản cố định (Thông tư 45/2013/TT-BTC), nguyên tắc trích khấu hao được xác định như sau:

• Thời điểm bắt đầu trích khấu hao: Doanh nghiệp thực hiện trích khấu hao tài sản cố định kể từ tháng tài sản cố định tăng (đưa vào sử dụng). Trường hợp tài sản cố định đã hoàn thành đầu tư xây dựng, mua sắm và ở trạng thái sẵn sàng sử dụng nhưng chưa bàn giao hoặc chưa đưa vào sử dụng thì doanh nghiệp vẫn phải thực hiện trích khấu hao theo chế độ kế toán hiện hành.
• Xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: Mặc dù về mặt kế toán doanh nghiệp phải trích khấu hao khi tài sản ở trạng thái sẵn sàng sử dụng, nhưng về mặt thuế TNDN, chi phí khấu hao này chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện thực tế phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Điều kiện để chi phí khấu hao được tính vào chi phí được trừ

Để chi phí khấu hao của tài sản cố định trong trạng thái sẵn sàng sử dụng được chấp nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý các điều kiện sau:

• Chứng minh tính liên quan đến hoạt động kinh doanh: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh tài sản cố định đó được đầu tư nhằm phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hồ sơ pháp lý đầy đủ: Phải có hóa đơn mua tài sản, biên bản bàn giao, quyết định đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, thẻ tài sản cố định và các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).
• Trường hợp tạm dừng sử dụng: Nếu tài sản cố định tạm dừng do sản xuất theo mùa vụ (dưới 09 tháng) hoặc tạm dừng để sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ (dưới 12 tháng), sau đó tiếp tục phục vụ hoạt động kinh doanh thì chi phí khấu hao trong thời gian tạm dừng vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Xử lý thuế đối với tài sản chưa đưa vào sử dụng thực tế

Đối với các tài sản cố định đã hoàn thành, ở trạng thái sẵn sàng sử dụng nhưng do yếu tố khách quan hoặc chủ quan mà doanh nghiệp chưa thể đưa vào vận hành khai thác ngay:

• Về thuế giá trị gia tăng (GTGT): Thuế GTGT đầu vào của tài sản cố định hình thành từ quá trình mua sắm, đầu tư xây dựng vẫn được khấu trừ toàn bộ nếu đáp ứng các điều kiện về hóa đơn và chứng từ thanh toán theo quy định, không phụ thuộc vào việc tài sản đó đã thực tế vận hành hay chưa.
• Về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Khoản chi phí trích khấu hao trong giai đoạn tài sản nằm chờ, chưa thực tế phát sinh doanh thu hoặc chưa tham gia vào chuỗi sản xuất có thể bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ nếu doanh nghiệp không chứng minh được tính chất chuẩn bị cần thiết hoặc các lý do bất khả kháng được pháp luật thừa nhận.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Xây dựng hồ sơ chặt chẽ: Lập biên bản nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng rõ ràng, ghi rõ ngày tài sản sẵn sàng hoạt động và lý do (nếu có) của việc chậm trễ đưa vào vận hành thực tế.
• Theo dõi hạch toán riêng biệt: Hạch toán rõ ràng khoản khấu hao của từng tài sản cố định, đặc biệt là các tài sản đang trong trạng thái chờ hoặc tạm dừng hoạt động để có cơ sở giải trình số liệu chính xác.
• Tham chiếu văn bản hướng dẫn: Thường xuyên cập nhật các hướng dẫn mới nhất từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để áp dụng đúng tinh thần của Công văn 3140/CT-TTHT và các thông tư hướng dẫn thi hành luật thuế hiện hành.