Tóm tắt Công văn 3339/TCT-CS về chi phí tiền lương và chi phí bảo hộ lao động

Công văn 3339/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các khoản chi phí tiền lương, tiền công và các khoản chi khác như chi phí bảo hộ lao động, trang phục được ghi trong hợp đồng lao động có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không.

1. Nguyên tắc chung về ghi nhận chi phí được trừ

Để các khoản chi liên quan đến người lao động được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2. Quy định về chi phí tiền lương, tiền công ghi trong hợp đồng lao động

Các khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp trả cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các quy định sau:

• Được quy định cụ thể về mức hưởng và điều kiện hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của đơn vị.
• Doanh nghiệp thực tế có chi trả cho người lao động và có chứng từ thanh toán lương hợp pháp (bảng lương, phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng).
• Không thuộc các khoản chi tiền lương, tiền thưởng không được trừ theo quy định (ví dụ: tiền lương đã hạch toán vào chi phí nhưng thực tế chưa chi trả tính đến thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế năm; tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ).

3. Quy định về chi phí trang phục và bảo hộ lao động

Đối với các khoản chi về trang phục, bảo hộ lao động cho người lao động được ghi nhận trong hợp đồng lao động hoặc quy chế nội bộ, Tổng cục Thuế hướng dẫn phân loại xử lý chi phí như sau:

• Trường hợp chi bằng hiện vật: Doanh nghiệp mua trang phục, thiết bị bảo hộ lao động về cấp phát cho người lao động trực tiếp phục vụ sản xuất kinh doanh. Khoản chi này được tính vào chi phí được trừ toàn bộ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa hợp pháp theo quy định, không bị khống chế mức tối đa.
• Trường hợp chi bằng tiền mặt: Doanh nghiệp chi trực tiếp bằng tiền mặt cho người lao động tự mua trang phục, bảo hộ lao động. Khoản chi này bị khống chế mức tối đa không quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm. Phần chi vượt quá 05 triệu đồng/người/năm sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
• Trường hợp chi kết hợp cả hai hình thức: Nếu doanh nghiệp vừa chi bằng hiện vật vừa chi bằng tiền mặt thì phần chi bằng tiền mặt không được vượt quá 05 triệu đồng/người/năm; phần chi bằng hiện vật phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ mua bán hợp pháp theo quy định.

4. Quy định về các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động

Bên cạnh tiền lương và bảo hộ lao động, các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động cũng được xem xét khấu trừ thuế nếu đáp ứng điều kiện:

• Các khoản chi phúc lợi bao gồm: Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
• Giới hạn mức chi: Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

5. Khuyến nghị áp dụng đối với doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tối ưu hóa chi phí thuế TNDN, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

• Rà soát và hoàn thiện hệ thống hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính để đảm bảo mọi khoản chi cho người lao động đều được quy định rõ ràng, chi tiết về điều kiện và mức hưởng.
• Lập và lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ thanh toán lương, thưởng, bảo hộ lao động và phúc lợi theo đúng quy định của pháp luật về thuế và kế toán.
• Kiểm soát chặt chẽ định mức chi trang phục bằng tiền mặt để tránh rủi ro bị loại chi phí khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra tại doanh nghiệp.