Giới thiệu về Công văn 3380/CT-TTHT năm 2015

Công văn 3380/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động nước ngoài (chuyên gia nước ngoài) làm việc tại Việt Nam. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp xác định rõ nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các khoản chi phí trả thay cho người lao động.

Chính sách Thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN) đối với chi phí trả thay chuyên gia

Theo hướng dẫn tại Công văn, các khoản chi phí như tiền thuê nhà, vé máy bay và các chi phí sinh hoạt khác do doanh nghiệp chi trả thay cho chuyên gia nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Các khoản chi này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động ký giữa doanh nghiệp và người lao động nước ngoài, hoặc được ghi rõ trong quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật đối với các khoản chi phí nêu trên.
• Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt và có chứng từ thanh toán qua ngân hàng hợp lệ.

Chính sách Thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN) đối với các khoản lợi ích nhận được

Đối với người lao động nước ngoài, các khoản chi phí do doanh nghiệp trả thay được xử lý về mặt thuế TNCN như sau:

• Khoản tiền thuê nhà: Tiền thuê nhà do đơn vị sử dụng lao động trả thay được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động theo số thực tế chi trả nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị.
• Khoản chi về vé máy bay: Khoản tiền vé máy bay khứ hồi do doanh nghiệp chi trả hộ cho người lao động nước ngoài về phép mỗi năm một lần không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Nếu chi trả từ lần thứ hai trở đi hoặc không đúng quy định trong hợp đồng lao động thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
• Các khoản phúc lợi khác: Các khoản chi phí khác như thẻ hội viên, dịch vụ chăm sóc sức khỏe, vui chơi giải trí nếu ghi đích danh người nhận thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân đó.

Khấu trừ Thuế Giá trị Gia tăng (GTGT) đầu vào

Về việc kê khai và khấu trừ thuế GTGT đối với các hóa đơn dịch vụ mua ngoài phục vụ cho chuyên gia nước ngoài:

• Thuế GTGT đầu vào của các khoản chi phí thuê nhà, chi phí dịch vụ khác trả thay cho chuyên gia nước ngoài được khấu trừ nếu các khoản chi này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có hóa đơn GTGT hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Trường hợp doanh nghiệp thuê nhà cho chuyên gia nước ngoài ở nhưng hợp đồng thuê nhà mang tên cá nhân chuyên gia (không mang tên doanh nghiệp) thì thuế GTGT đầu vào trên các hóa đơn này không được kê khai khấu trừ. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý đứng tên trên hợp đồng thuê nhà để đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế.

Khuyến nghị thực thi dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa chi phí thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Rà soát và hoàn thiện các điều khoản trong hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận cử biệt phái đối với chuyên gia nước ngoài, đảm bảo ghi nhận rõ ràng nghĩa vụ chi trả các khoản chi phí thuê nhà, vé máy bay của doanh nghiệp.
• Yêu cầu các nhà cung cấp dịch vụ (cho thuê nhà, đại lý vé máy bay) xuất hóa đơn GTGT đứng tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp.
• Thực hiện thanh toán qua ngân hàng đối với tất cả các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.