Tóm tắt Công văn 3429/GDĐT-TTTT năm 2016 về sử dụng thư điện tử trong đơn vị giáo dục tại Thành phố Hồ Chí Minh

Công văn 3429/GDĐT-TTTT do Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm mục đích tăng cường quản lý, nâng cao hiệu quả sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong các cơ quan quản lý giáo dục và các cơ sở giáo dục trên địa bàn thành phố. Đây là bước đi quan trọng nhằm thúc đẩy cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin và bảo đảm an toàn, an ninh thông tin trong toàn ngành.

Mục đích và phạm vi áp dụng hệ thống thư điện tử

Văn bản xác định rõ các quy chuẩn về phạm vi và đối tượng sử dụng hệ thống thư điện tử chính thức:

• Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với các phòng giáo dục và đào tạo quận/huyện, các trường trung học phổ thông, trung tâm giáo dục thường xuyên, các trường chuyên biệt và các đơn vị trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo TP.HCM.
• Mục đích sử dụng: Hệ thống thư điện tử công vụ với tên miền chính thức (@hcm.edu.vn) được sử dụng làm kênh thông tin chính thống để gửi, nhận văn bản, tài liệu, trao đổi thông tin hành chính và điều hành công việc giữa Sở với các đơn vị và giữa các đơn vị với nhau.

Quy định về quản lý và bảo mật tài khoản

Để đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt và an toàn, Công văn đưa ra các yêu cầu cụ thể về trách nhiệm quản lý:

• Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị: Người đứng đầu các đơn vị giáo dục chịu trách nhiệm toàn diện về việc quản lý, sử dụng hộp thư điện tử của đơn vị mình. Phải phân công cán bộ chuyên trách hoặc bộ phận văn thư thường xuyên kiểm tra, tiếp nhận và xử lý thông tin qua thư điện tử hàng ngày để đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
• Bảo mật thông tin tài khoản: Các cá nhân, đơn vị được cấp tài khoản thư điện tử có trách nhiệm tự bảo mật mật khẩu truy cập. Khuyến khích việc thay đổi mật khẩu định kỳ và thiết lập mật khẩu có độ phức tạp cao để tránh nguy cơ bị đánh cắp tài khoản.
• Các hành vi bị nghiêm cấm: Nghiêm cấm sử dụng thư điện tử công vụ vào mục đích cá nhân, phát tán thư rác, thông tin quảng cáo hoặc các nội dung vi phạm pháp luật. Tuyệt đối không dùng thư điện tử thông thường để truyền tải các văn bản, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước khi chưa được mã hóa theo quy định.

Tổ chức thực hiện và công tác rà soát

Sở Giáo dục và Đào tạo TP.HCM yêu cầu các đơn vị nghiêm túc triển khai các biện pháp kỹ thuật và nhân sự:

• Rà soát và cập nhật tài khoản: Các đơn vị phải thường xuyên rà soát danh sách tài khoản thư điện tử của cán bộ, giáo viên, nhân viên. Kịp thời thông báo về Sở để khóa hoặc xóa các tài khoản của những nhân sự đã chuyển công tác, nghỉ hưu hoặc không còn nhiệm vụ sử dụng.
• Đánh giá thi đua: Việc chấp hành quy định về sử dụng thư điện tử công vụ, tốc độ phản hồi và xử lý văn bản qua email được xem là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá, xếp loại thi đua của các đơn vị và cá nhân vào cuối năm học.