Tóm tắt Công văn 3449/CTHN-TTHT năm 2021 về chứng thư số, chữ ký số nước ngoài tại Việt Nam

Công văn 3449/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức về điều kiện và tính pháp lý của việc sử dụng chứng thư số, chữ ký số nước ngoài trong các giao dịch điện tử tại Việt Nam, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý thuế và hóa đơn điện tử. Dưới đây là nội dung phân tích chi tiết và chuyên sâu về các quy định này:

- Cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động giao dịch điện tử và chữ ký số

Việc quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số nước ngoài tại Việt Nam phải tuân thủ nghiêm ngặt các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định về giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, chữ ký số và chứng thư số trong các giao dịch dân sự, thương mại, hành chính.
• Nghị định số 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, trong đó quy định rõ điều kiện hoạt động, công nhận và sử dụng chữ ký số nước ngoài tại Việt Nam.

- Điều kiện để chữ ký số, chứng thư số nước ngoài được chấp nhận tại Việt Nam

Theo quy định của pháp luật hiện hành, chữ ký số nước ngoài và chứng thư số nước ngoài không tự động có giá trị pháp lý tại Việt Nam. Để được thừa nhận và sử dụng hợp pháp, các chứng thư số này phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện chặt chẽ:

• Phải được cấp phép sử dụng: Chứng thư số nước ngoài phải được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam hoặc được công nhận theo các điều ước quốc tế về chữ ký số mà Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
• Đối tượng được phép sử dụng: Việc cấp phép sử dụng chứng thư số nước ngoài tại Việt Nam chỉ áp dụng cho các đối tượng cụ thể bao gồm: tổ chức, cá nhân nước ngoài không hoạt động tại Việt Nam nhưng có nhu cầu giao dịch điện tử với các cơ quan, tổ chức tại Việt Nam; hoặc các doanh nghiệp FDI có nhu cầu kết nối hệ thống thông tin nội bộ toàn cầu của tập đoàn.
• Xác thực kỹ thuật: Chữ ký số nước ngoài phải được xác thực thông qua hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia (Root CA) của Việt Nam để đảm bảo tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu.

- Quy định áp dụng trong kê khai thuế và phát hành hóa đơn điện tử

Cục Thuế thành phố Hà Nội đưa ra hướng dẫn cụ thể đối với các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam khi thực hiện các thủ tục hành chính thuế và phát hành hóa đơn:

• Không được sử dụng chữ ký số nước ngoài chưa được cấp phép: Trường hợp doanh nghiệp sử dụng chữ ký số nước ngoài nhưng chưa được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoặc chưa được công nhận chính thức tại Việt Nam thì chữ ký số đó hoàn toàn không có giá trị pháp lý. Doanh nghiệp không thể dùng chữ ký số này để ký trên hóa đơn điện tử hoặc ký nộp hồ sơ khai thuế qua mạng.
• Yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp: Để thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế (như đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế điện tử, hoàn thuế và phát hành hóa đơn điện tử), doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam bắt buộc phải sử dụng chứng thư số được cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

- Khuyến nghị và trách nhiệm của doanh nghiệp

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý dẫn đến việc bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế hoặc hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Chủ động rà soát lại toàn bộ hệ thống chữ ký số đang áp dụng tại đơn vị. Đặc biệt lưu ý đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) thường có xu hướng sử dụng chung hệ thống chữ ký số do tập đoàn mẹ ở nước ngoài cung cấp.
• Trường hợp phát hiện chữ ký số đang dùng chưa được cấp phép tại Việt Nam, doanh nghiệp phải nhanh chóng liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng trong nước để được cấp chứng thư số hợp pháp trước khi thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan quản lý nhà nước.