Tóm tắt Công văn 3466/BNV-CCHC năm 2013 về trao đổi văn bản dạng điện tử trong cải cách hành chính

Công văn 3466/BNV-CCHC do Bộ Nội vụ ban hành năm 2013 là văn bản chỉ đạo quan trọng nhằm thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Văn bản tập trung vào việc tăng cường trao đổi văn bản điện tử, góp phần nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính và hiện đại hóa nền công vụ.

Mục tiêu và ý nghĩa của việc trao đổi văn bản điện tử

• Thúc đẩy lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử, giảm thiểu tối đa việc sử dụng văn bản giấy trong giao dịch hành chính giữa các cơ quan nhà nước.
• Tiết kiệm chi phí hành chính (in ấn, bưu chính), rút ngắn thời gian xử lý công việc và nâng cao tính minh bạch, kịp thời trong công tác chỉ đạo, điều hành.
• Tạo cơ sở dữ liệu số hóa đồng bộ để phục vụ công tác lưu trữ, tra cứu và quản lý nhà nước hiệu quả hơn.

Các nội dung quy định cốt lõi về trao đổi văn bản điện tử

• Danh mục văn bản bắt buộc trao đổi dưới dạng điện tử: Khuyến khích và từng bước bắt buộc áp dụng gửi, nhận hoàn toàn qua môi trường mạng đối với các loại văn bản như: lịch công tác, thư mời họp, tài liệu phục vụ cuộc họp, báo cáo định kỳ, dự thảo văn bản xin ý kiến, thông báo và các văn bản hành chính khác không thuộc danh mục bí mật nhà nước.
• Yêu cầu kỹ thuật và an toàn thông tin: Các cơ quan, đơn vị phải sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành liên thông. Đồng thời, tăng cường áp dụng chữ ký số chuyên dùng để xác thực nguồn gốc và đảm bảo tính pháp lý của văn bản điện tử trong quá trình giao dịch.
• Hạn chế tối đa văn bản giấy đi kèm: Đối với các văn bản đã được ký số và gửi qua đường điện tử theo đúng quy trình, các cơ quan không gửi thêm văn bản giấy, trừ các trường hợp đặc biệt có yêu cầu lưu trữ bằng bản giấy theo quy định của pháp luật.

Tích hợp vào chỉ số đánh giá cải cách hành chính (PAR Index)

• Việc thực hiện trao đổi văn bản điện tử được xác định là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá, chấm điểm Chỉ số cải cách hành chính (PAR Index) hàng năm của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
• Các đơn vị không nghiêm túc triển khai hoặc có tỷ lệ phát sinh văn bản giấy cao đối với các loại văn bản đã quy định điện tử hóa sẽ bị xem xét trừ điểm trong chỉ số hiện đại hóa hành chính.

Tổ chức thực hiện và trách nhiệm của các cơ quan

• Các bộ, ngành và địa phương: Có trách nhiệm chỉ đạo sát sao các đơn vị trực thuộc nghiêm túc thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử; chủ động nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, bảo đảm an toàn thông tin và tổ chức tập huấn cho cán bộ, công chức.
• Bộ Nội vụ: Đóng vai trò chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan để theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện; đồng thời tổng hợp kết quả thực hiện để phục vụ công tác đánh giá chỉ số cải cách hành chính định kỳ hàng năm.