Tóm tắt Công văn 35325/CT-QLAC năm 2014 về đóng dấu trên hóa đơn

Công văn 35325/CT-QLAC do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật về việc đóng dấu trên hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp liên quan đến tính pháp lý của chữ ký và con dấu trên hóa đơn.

Quy định đóng dấu khi người đại diện theo pháp luật trực tiếp ký hóa đơn

Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp ký vào chỉ tiêu người bán hàng trên hóa đơn, việc đóng dấu được thực hiện như sau:

• Doanh nghiệp thực hiện đóng dấu tròn của tổ chức, doanh nghiệp đè lên 1/3 chữ ký của người đại diện theo pháp luật về phía bên trái.
• Việc đóng dấu này xác nhận tính pháp lý cao nhất của hóa đơn, chứng minh giao dịch được thực hiện trực tiếp bởi người có thẩm quyền cao nhất của đơn vị bán hàng.

Quy định đóng dấu treo khi ủy quyền ký hóa đơn

Trường hợp người đứng đầu đơn vị không trực tiếp ký hóa đơn mà ủy quyền cho người khác (như giám đốc bộ phận, kế toán trưởng, hoặc nhân viên bán hàng) ký vào hóa đơn, quy trình đóng dấu được thực hiện theo nguyên tắc đóng dấu treo:

• Người được ủy quyền ký sẽ ký tên vào tiêu thức người bán hàng trên hóa đơn và ghi rõ họ tên của mình.
• Doanh nghiệp thực hiện đóng dấu treo của đơn vị vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn (vị trí ghi thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán).
• Việc đóng dấu treo này nhằm xác nhận hóa đơn đó được phát hành hợp pháp từ chính doanh nghiệp, tổ chức đó, dù người ký không phải là người đại diện theo pháp luật.

Các điều kiện và lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Để việc đóng dấu treo trên hóa đơn được coi là hợp pháp và hợp lệ khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần tuân thủ các điểm sau:

• Phải có quyết định ủy quyền bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật cho người trực tiếp ký hóa đơn. Quyết định ủy quyền này phải được lưu trữ đầy đủ tại doanh nghiệp để xuất trình khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.
• Hóa đơn được đóng dấu treo đúng quy định vẫn là hóa đơn hợp pháp, được sử dụng để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp cần phổ biến và hướng dẫn bộ phận kế toán, bán hàng thực hiện thống nhất quy định này để tránh các sai sót nghiệp vụ dẫn đến việc hóa đơn bị coi là không hợp lệ, gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của khách hàng và đối tác.