Tóm tắt Công văn 36/CT-TTHT năm 2014 về sử dụng hóa đơn làm chứng từ kế toán và kê khai thuế

Công văn 36/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh về việc sử dụng hóa đơn làm chứng từ kế toán và thực hiện kê khai thuế. Văn bản này tập trung giải quyết các vướng mắc thực tế liên quan đến tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn khi có sai sót nhỏ và điều kiện để hóa đơn được chấp nhận làm căn cứ tính thuế.

1. Nguyên tắc chung về tính hợp lệ của hóa đơn làm chứng từ kế toán

• Hóa đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ chỉ được sử dụng làm chứng từ kế toán và kê khai thuế khi phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế.
• Hóa đơn phải được lập đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu bắt buộc theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tại thời điểm ban hành.
• Doanh nghiệp không được sử dụng các hóa đơn bất hợp pháp, hóa đơn khống hoặc hóa đơn chưa có hiệu lực thi hành để hạch toán chi phí và khấu trừ thuế.

2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn có sai sót không trọng yếu

• Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế: Nếu hóa đơn ghi đúng mã số thuế của người mua nhưng có sai sót nhỏ về tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ (như viết tắt, thiếu từ nhưng vẫn định danh rõ ràng được doanh nghiệp), thì hóa đơn đó vẫn được chấp nhận để kê khai thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
• Yêu cầu kèm theo: Doanh nghiệp phải có đầy đủ các chứng từ liên quan khác để chứng minh tính xác thực của giao dịch như hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).
• Trường hợp sai sót trọng yếu: Đối với các sai sót về mã số thuế, đơn giá, thuế suất, tiền thuế hoặc tổng thanh toán, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định hiện hành, không được tự ý sử dụng hóa đơn lỗi để kê khai.

3. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ

• Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, hóa đơn phải đi kèm với chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
• Các bên tham gia giao dịch phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chân thực của các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận trên hóa đơn.

4. Trách nhiệm của người nộp thuế

• Người nộp thuế có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu thông tin trên hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp trước khi thực hiện hạch toán kế toán và kê khai thuế.
• Chủ động liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc đơn vị phát hành hóa đơn để xử lý kịp thời các vướng mắc phát sinh liên quan đến hóa đơn chứng từ.