Giới thiệu chung về Công văn 3626/UBND-VX năm 2015

Công văn 3626/UBND-VX do Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2015 là văn bản chỉ đạo quan trọng nhằm tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Văn bản tập trung vào việc chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố thực hiện việc xây dựng, bố trí, cải tạo và nâng cấp Kho Lưu trữ nhằm bảo vệ an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành.

- Các nội dung trọng tâm về xây dựng và cải tạo Kho Lưu trữ

• Đánh giá thực trạng và lập kế hoạch: Các cơ quan, tổ chức, UBND các quận, huyện phải tiến hành khảo sát, đánh giá đúng thực trạng hệ thống kho lưu trữ hiện có. Trên cơ sở đó, xây dựng kế hoạch chi tiết về việc bố trí diện tích, cải tạo hoặc xây dựng mới kho lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật quy định.
• Tiêu chuẩn kỹ thuật của Kho Lưu trữ: Việc xây dựng, cải tạo kho lưu trữ phải đảm bảo các yêu cầu nghiêm ngặt về phòng cháy chữa cháy, hệ thống thông gió, kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống mối mọt và thiên tai nhằm bảo quản an toàn tuyệt đối tài liệu.
• Trang thiết bị chuyên dụng: Đầu tư mua sắm các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như giá, kệ, hộp, bìa hồ sơ chuyên dụng, hệ thống máy điều hòa, máy hút ẩm và các thiết bị phòng cháy chữa cháy tự động.

- Bố trí kinh phí và nguồn lực thực hiện

• Sử dụng ngân sách nhà nước: Các cơ quan, đơn vị chủ động cân đối, bố trí dự toán kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước được giao hàng năm để thực hiện việc cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ.
• Phối hợp liên ngành: Sở Tài chính phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư tham mưu cho UBND Thành phố bố trí nguồn vốn đầu tư công cho các dự án xây dựng mới kho lưu trữ chuyên dụng của thành phố và các quận, huyện theo quy định của Luật Đầu tư công.

- Trách nhiệm triển khai và giám sát thực hiện

• Trách nhiệm của Sở Nội vụ: Giao Sở Nội vụ (trực tiếp là Chi cục Văn thư - Lưu trữ) làm đầu mối hướng dẫn các cơ quan, tổ chức về tiêu chuẩn định mức diện tích kho lưu trữ, quy trình nghiệp vụ bảo quản tài liệu; đồng thời tiến hành thanh tra, kiểm tra và báo cáo kết quả thực hiện cho UBND Thành phố.
• Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức: Người đứng đầu các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các quận, huyện chịu trách nhiệm trực tiếp trước UBND Thành phố về việc bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ tại đơn vị mình; không để xảy ra tình trạng tài liệu bị hư hỏng, thất thoát do thiếu diện tích hoặc kho lưu trữ không đạt chuẩn.

Tóm lại, Công văn 3626/UBND-VX năm 2015 là cơ sở pháp lý và định hướng hành động quyết liệt của Thành phố Hồ Chí Minh nhằm chuẩn hóa hệ thống kho lưu trữ, khắc phục triệt để tình trạng xuống cấp của các kho lưu trữ hiện tại, góp phần gìn giữ và phát huy giá trị di sản tài liệu của địa phương.