Công văn 40/UBDT-DTTS năm 2018 do Ủy ban Dân tộc ban hành nhằm hướng dẫn thống nhất việc ghi mục dân tộc trên các giấy tờ hộ tịch, hộ khẩu, chứng minh nhân dân và tờ khai căn cước công dân. Đây là văn bản quan trọng giải quyết các vướng mắc thực tế khi người dân kê khai thành phần dân tộc, đặc biệt là đối với các nhóm địa phương hoặc tên gọi khác của các dân tộc thiểu số chưa đồng nhất với Danh mục các dân tộc Việt Nam.

- Nguyên tắc xác định và ghi thành phần dân tộc

• Việc xác định và ghi thành phần dân tộc của công dân phải căn cứ vào Danh mục các dân tộc Việt Nam được ban hành theo Quyết định số 121-TCTK ngày 02/3/1979 của Tổng cục Thống kê và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành liên quan.
• Đảm bảo tôn trọng quyền tự xác định dân tộc của công dân theo quy định của Hiến pháp và Bộ luật Dân sự, đồng thời phải bảo đảm tính thống nhất trong quản lý nhà nước về dân cư.
• Đối với các trường hợp tên gọi dân tộc có sự khác biệt giữa các địa phương hoặc có nhiều tên gọi khác nhau, cơ quan đăng ký và quản lý cư trú cần đối chiếu kỹ lưỡng với danh mục chuẩn để thực hiện ghi nhận chính xác.

- Hướng dẫn cụ thể đối với một số trường hợp đặc thù

• Đối với những dân tộc có các nhóm địa phương hoặc tên gọi khác nhau (ví dụ: dân tộc Sán Chay gồm nhóm Cao Lan và Sán Chí; dân tộc Dao gồm nhiều nhóm địa phương như Dao Đỏ, Dao Tiền, Dao Quần Chẹt...), khi ghi mục dân tộc trên sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân và tờ khai căn cước công dân thì ghi theo tên gọi chính thức của dân tộc đó trong Danh mục 54 dân tộc Việt Nam.
• Trường hợp công dân tự khai theo tên gọi nhóm địa phương hoặc tên gọi khác chưa có trong danh mục chính thức, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm giải thích, hướng dẫn công dân ghi theo tên dân tộc chính thức tương ứng để đảm bảo quyền lợi hợp pháp trong việc thụ hưởng các chính sách dân tộc của Nhà nước.
• Nghiêm cấm việc tự ý thay đổi, áp đặt tên gọi dân tộc của công dân trái với quy định pháp luật và nguyện vọng chính đáng của người dân khi đã có đầy đủ cơ sở pháp lý xác định thành phần dân tộc.

- Trách nhiệm phối hợp thực hiện của các cơ quan liên quan

• Ủy ban Dân tộc đề nghị Bộ Công an chỉ đạo lực lượng Công an các địa phương, đặc biệt là cơ quan quản lý hành chính về trật tự xã hội, hướng dẫn chi tiết cho cán bộ trực tiếp làm công tác cấp sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân và căn cước công dân thực hiện đúng tinh thần hướng dẫn.
• Cơ quan công tác dân tộc tại các địa phương có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với cơ quan Công an cùng cấp để cung cấp thông tin, giải thích các trường hợp phát sinh vướng mắc về tên gọi dân tộc của đồng bào trên địa bàn.
• Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật để người dân hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình trong việc kê khai thành phần dân tộc, tránh các sai sót gây ảnh hưởng đến việc thực hiện các giao dịch dân sự và thủ tục hành chính sau này.

- Ý nghĩa thực tiễn của hướng dẫn

• Góp phần chuẩn hóa cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đảm bảo thông tin về dân tộc của mỗi công dân được chính xác, thống nhất giữa các loại giấy tờ tùy thân.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, đặc biệt là đồng bào các dân tộc thiểu số, trong việc thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch dân sự và tiếp cận các chính sách hỗ trợ phát triển kinh tế - xã hội vùng đồng bào dân tộc thiểu số và miền núi.
• Hạn chế tối đa những tranh chấp, khiếu nại liên quan đến việc xác định thành phần dân tộc trong các quan hệ pháp luật về hôn nhân gia đình, thừa kế và hộ tịch.