Công văn 4039/TCT-TNCN được Tổng cục Thuế ban hành ngày 25 tháng 09 năm 2015 hướng dẫn chi tiết về việc xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc của người nộp thuế và cơ quan thuế các cấp trong việc xác định đúng thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ quyết toán thuế.

Văn bản này áp dụng đối với các cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện trực tiếp khai quyết toán thuế với cơ quan thuế, các tổ chức, cá nhân trả thu nhập, cùng cơ quan thuế các cấp trong việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

Hướng dẫn xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

• Trường hợp cá nhân chỉ có thu nhập tại một nơi và đã tính giảm trừ gia cảnh: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công duy nhất tại một tổ chức chi trả thu nhập và đã thực hiện đăng ký giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức đó thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả thu nhập.
• Trường hợp cá nhân thay đổi nơi làm việc trong năm:
  • Nếu tại tổ chức chi trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân cá nhân: Người nộp thuế thực hiện nộp hồ sơ quyết toán thuế tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả thu nhập cuối cùng này.
  • Nếu tại tổ chức chi trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân cá nhân (hoặc cá nhân không đăng ký giảm trừ gia cảnh tại bất kỳ tổ chức nào): Người nộp thuế thực hiện nộp hồ sơ quyết toán thuế tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (bao gồm nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú).
• Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh ở bất kỳ tổ chức chi trả nào: Đối với các cá nhân trong năm có thay đổi nơi làm việc nhưng không thực hiện tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức chi trả thu nhập cuối cùng, nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế được xác định là Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú.
• Trường hợp cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng lao động nhưng có thu nhập thuộc diện khấu trừ thuế theo thuế suất 10% thì thực hiện nộp hồ sơ quyết toán thuế tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú.
• Trường hợp cá nhân không làm việc tại bất kỳ tổ chức nào tại thời điểm quyết toán: Cá nhân trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán thuế không làm việc tại bất kỳ tổ chức chi trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại Chi cục Thuế nơi cư trú.

Yêu cầu về hồ sơ và trách nhiệm của cơ quan thuế

• Cá nhân khi nộp hồ sơ quyết toán thuế cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định bao gồm: Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN, Bảng kê làm căn cứ xác định giảm trừ gia cảnh, các chứng từ khấu trừ thuế do tổ chức chi trả cấp, và các hóa đơn chứng từ chứng minh các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
• Cơ quan thuế các cấp có trách nhiệm hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi và tiếp nhận hồ sơ đúng thẩm quyền dựa trên các tiêu chí phân cấp quản lý nêu trên nhằm tránh việc đùn đẩy hoặc yêu cầu người nộp thuế nộp sai địa điểm.

Công văn 4039/TCT-TNCN có hiệu lực áp dụng kể từ ngày ban hành, là cơ sở pháp lý quan trọng giúp người nộp thuế và cơ quan thuế thống nhất phương án xác định địa điểm nộp hồ sơ, giảm thiểu thủ tục hành chính và sai sót trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm.